چگونه مدیر پشتیبانی شویم؟| ۷ گام برای ساختن مسیر شغلی مدیر پشتیبانی مشتریان

برای تبدیل شدن به یک مدیر پشتیبانی حداقل به مدرک لیسانس و 2 تا 4 سال سابقه کار نیاز داریم. مسیر شغلی مدیر پشتیبانی خیلی هم پیچیده نیست. بیشتر افراد قبل از اینکه در این موقعیت شغلی استخدام شوند، کارمند منابع انسانی یا کارمند فروش بوده‌اند. اگر بتوانیم مهارت‌هایی مانند ارتباط مؤثر، رهبری و تکنیک‌های مدیریت را بیاموزیم، به راحتی می‌توانیم به یک مدیر پشتیبانی کاربلد تبدیل شویم.

در درس‌های قبلی حسابی درباره اینکه مدیر پشتیبانی کیست حرف زدیم، حالا ببینیم چطور باید مدیر پشتیبانی شویم؟

چگونه در 7 مرحله به عنوان مدیر پشتیبانی استخدام شویم؟

1) دریافت آموزش‌های لازم

مدرک تحصیلی یکی از مهم‌ترین الزامات مسیر شغلی مدیر پشتیبانی است. اگر علاقه‌مند به استخدام به عنوان مدیر پشتیبانی هستیم، باید نگاهی به شرح‌های شغلی در سایت‌های کاریابی بیندازیم و ببینیم شرکت‌ها به چه میزان تحصیلاتی نیاز دارند.

آمارها نشان می‌دهند که 50 درصد از مدیران پشتیبانی دارای مدرک لیسانس و نزدیک به 9 درصد، مدرک کارشناسی ارشد دارند.

البته برای طی کردن مسیر شغلی مدیر پشتیبانی باید نیم‌نگاهی به رشته تحصیلی هم داشته باشیم. فارغ‌التحصیلان رشته‌های مرتبط با مدیریت، آمار، کسب‌وکار، فناوری اطلاعات، علوم تجاری، علوم کامپیوتر و روان‌شناسی پتانسیل بیشتری برای دریافت این شغل دارند.

2) توسعه مهارت‌های مدیر پشتیبانی

قبل از درخواست شغل مدیر پشتیبانی باید مهارت‌های لازم را در خودمان توسعه دهیم. مهم‌ترین مهارت‌هایی که معمولاً در شرح وظایف مدیر پشتیبانی ذکر می‌شوند عبارت‌اند از:

• مدیریت پروژه
• پشتیبانی فنی محصول
• تسلط بر نرم‌افزارهای پایه و نرم‌افزارهای تخصصی پشتیبانی مشتری
• زبان انگلیسی متوسط یا قوی
• مهارت‌های ارتباطی
• هوش هیجانی
• حل مسئله

3) شرکت در دوره‌های کارآموزی

طبق نظر سازمان جهانی کار، مدیران پشتیبانی به طور متوسط به 1 تا 3 ماه کارآموزی (یا همان آموزش پس از استخدام) نیاز دارند. افراد در طول این مدت مهارت‌ها و تکنیک‌های موردنیاز برای این شغل را می‌آموزند و با الزامات کار در شرکت موردنظر آشنا می‌شوند.

4) دریافت گواهی‌نامه‌های لازم

برای بیشتر شدن شانس استخدام، گذراندن‌ دوره‌های آموزشی مدیریت، رهبری و فن بیان هم پیشنهاد خوبی است. گواهینامه‌های دریافت شده از این دوره‌ها به کارفرمایان نشان می‌دهند که ما دانش مورد انتظار برای این موقعیت شغلی را داریم.

حتی اگر کارفرمایان به گواهینامه‌های تخصصی نیاز نداشته باشند، داشتن این گواهی‌ها به ما کمک می‌کنند بین دیگر متقاضیان به عنوان یک فرد ویژه جلوه کنیم. البته نباید این را فراموش کنیم که در روند دریافت گواهینامه، مهارت‌های جدیدی می‌آموزیم که در فضای کاری قابل پیاده‌سازی هستند.

5) آگاهی از وظایف مدیر پشتیبانی

طبیعتاً وقتی تصمیم می‌گیریم مدیر پشتیبانی شویم، باید بدانیم چه وظایف و مسئولیت‌هایی قرار است بر عهدۀ ما قرار گیرد. اگر قبل از شروع کار با این وظایف آشنا باشیم، دستیابی به اهداف درآمدی و کاهش هزینه‌های بخش پشتیبانی بسیار ساده‌تر خواهد شد. در عین حال، برنامه‌های استراتژیکِ بخش پشتیبانی را به نحو احسن اجرا خواهیم کرد.

بعضی از مهم‌ترین وظایف مدیر پشتیبانی عبارت‌اند از:

• مدیریت عملکردهای روزانه بخش پشتیبانی مشتری
• پاسخگویی به مشکلات پیچیده مشتریان
• اجرای فرایندها و استراتژی‌های لازم برای افزایش رضایت مشتری.
• تدوین و بازنگری سیاست‌های بخش پشتیبانی مشتری
• اطلاع‌رسانی موارد جدید در ارتباط با محصولات، رویه‌ها و روندها
• ارزیابی آمارها و داده‌های مربوط به تیم پشتیبانی
• مصاحبه و استخدام کارمندان جدید
• آموزش کارمندان جدید
• مدیریت بودجه بخش پشتیبانی مشتری

6) آماده‌سازی رزومه

در این قسمت از مسیر شغلی مدیر پشتیبانی مشتری پس از اینکه مهارت‌ها و مسئولیت‌های این شغل را بررسی کردیم، باید رزومه خود را آماده کنیم. ساخت یک رزومه عالی ممکن است ساعت‌ها، روزها و یا حتی هفته‌ها طول بکشد. بنابراین اصلاً نباید عجله کنیم. در ادامه به مهم‌ترین مواردی که باید در رزومه مدیر پشتیبانی آورده شوند اشاره می‌کنیم.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس معمولاً در بالای رزومه آورده می‌شود. این بخش شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، ایمیل و شماره‌تلفن می‌شود. البته معمولاً در قسمت آدرس به جای نشانی منزل، نام شهر و استان آورده می‌شود. بسیاری از متقاضیان، آدرس شبکه‌های اجتماعی و سایت خود را نیز درج می‌کنند. بهتر است فونت اطلاعات تماس را پررنگ‌تر یا بزرگ‌تر از بقیه رزومه لحاظ کنیم تا به راحتی قابل مشاهده باشد.

نمایه، هدف یا خلاصه رزومه مدیر پشتیبانی

پس از اطلاعات تماس، باید به ترجیحات و هدف خود از نگارش رزومه بپردازیم. در این بخش می‌توانیم یک نمایه یا خلاصه بیاوریم و به این نکته که برای شغل مدیر پشتیبانی درخواست می‌دهیم اشاره کنیم. اگر بتوانیم در همین قسمت یک مرور سریع از مهارت‌ها و تجربیات خود در حوزه پشتیبانی مشتری داشته باشیم، مخاطب رزومه یک آشنایی ابتدایی با توانایی‌ها و شایستگی‌های ما پیدا خواهد کرد و ادامه رزومه را با دید بازتری خواهد خواند.

تجربیات شغلی

در این بخش باید به سوابق و تجربیاتی که در ارتباط با شغل مدیر پشتیبانی داشته‌ایم اشاره کنیم. به طور کلی تمام تجربیات شغلی که با «مشتری» مرتبط هستند را می‌توانیم بیاوریم. در هر بخش لازم است دستاوردها یا جوایز قابل‌توجهی که دریافت کرده‌ایم را نیز ذکر کنیم.

تحصیلات و گواهی‌های آموزشی

آموزش یا همان Education بخشی ضروری از رزومه مدیر پشتیبانی است. در این قسمت باید پیشینه تحصیلی خود و هر دستاورد تحصیلی یا جوایزی که در این حوزه دریافت کرده‌ایم را بیاوریم. بعد از ذکر مدارک تحصیلی، بهتر است به دوره‌های آموزشی و گواهی‌نامه‌های تخصصی نیز اشاره کنیم.

مهارت‌ها

در این بخش از رزومه، مهارت‌های خاصی که در ارتباط با شغل مدیر پشتیبانی کسب‌ کرده‌ایم را می‌آوریم. برای نوشتن این بخش می‌توانیم از مهارت‌هایی که بالاتر ذکر کردیم هم کمک بگیریم. فراموش نکنیم که در هر کدام از بخش‌های رزومه، باید نهایت صداقت را به خرج دهیم و از بیان اطلاعات نادرست خودداری کنیم.

7) درخواست برای شغل مدیر پشتیبانی

پس از آماده کردن رزومه، نوبت به درخواست برای شغل مدیر پشتیبانی می‌رسد. برای یافتن موقعیت‌های شغلی می‌توانیم از سایت‌های کاریابی فارسی مانند «کاریاب ایران»، «جابینجا» و «کاربوم» استفاده کنیم. مراجعه به شبکه اجتماعی لینکدین، ارتباط مستقیم با شرکت‌ها و پرس‌وجو از دوستان مشغول در حوزه کسب‌وکار، از دیگر راه‌های پیدا کردن موقعیت شغلی مدیر پشتیبانی هستند.
 

چگونه می‌توانیم مهارت‌های خود را به عنوان مدیر پشتیبانی بهبود ببخشیم؟

برای بهبود یا کسب مهارت در این مسئولیت چهار راهکار اصلی وجود دارد که واقعاً راهگشا هستند.

1) گذراندن دوره‌های مدیریتی

دوره‌های رهبری و مدیریت، قابلیت‌های جدیدی به شما می‌آموزند و به شما این قدرت را می‌دهند که مهارت‌هایی خود را به صورت عملی پیاده‌سازی کنید. در این میان، بهتر است در کلاس‌ها و دوره‌هایی شرکت کنید که پس از اتمام گواهینامه ارائه می‌دهند. چراکه گواهینامه‌ها برای بهبود رزومۀ شغلی شما مفید خواهند بود.

2) بازخورد گرفتن از تیم

یکی دیگر از راهکارهای بهبود مهارت‌ های مدیر پشتیبانی درخواست بازخورد از اعضای تیم است. این کار می‌تواند روشی عالی برای درک نقاط قوت و ضعف شما باشد. البته این را فراموش نکنید که اگر از تیمتان دربارۀ خودتان بازخورد بخواهید، به صورت زیرپوستی به آن‌ها می‌گویید به نظراتشان اهمیت می‌دهید. این‌طوری رابطۀ شما با تیمتان بهتر می‌شود. در ضمن، بازخوردها را به صورت ناشناس دریافت کنید تا اعضای تیمتان بازخورد صادقانه ارائه دهند.

3) همکاری با یک کوچ

یکی از ویژگی های مدیر پشتیبانی حرفه‌ای، تمایلش به یادگیری و پیشرفت دائمی است. کار با یک کوچ یا مربی، به مدیران پشتیبانی کمک می‌کند مهارت‌هایی که در ابتدای مقاله گفتیم را کسب کنند و به خوبی با کارمندان و مشتریان ارتباط برقرار کنند. شرکت در جلسات کوچینگ توانایی مدیر پشتیبانی مشتریان را در برطرف کردن چالش‌های شخصی و شغلی تقویت می‌کند.

4) گفتگو با مدیران دیگر

یکی از روش‌های مؤثر بهبود مهارت‌ها، تعامل با مدیران پشتیبانی شرکت‌های برتر است. این کار باعث می‌شود نکات جدیدی در مورد شیوه‌های کاری‌شان بیاموزید. اگر با مدیران دیگر در مرحلۀ مشابهی از رشد حرفه‌ای خود هستید، می‌توانید با هم در دوره‌های مهارتی و مدیریتی شرکت کنید. چنین رابطه‌ای انگیزۀ شما را برای پیشرفت کردن دوچندان خواهد کرد.

جمع‌بندی

در این مقاله سعی کردیم مسیر شغلی مدیر پشتیبانی را به طور مختصر و در 7 مرحله بررسی کنیم. دیدیم که دریافت آموزش‌های لازم، توسعه مهارت‌های مدیر پشتیبانی و آگاهی از وظایف این شغل، از الزامات ورود به این مسیر هستند. پس از آگاهی از مسئولیت‌ها و مهارت‌های لازم، نوبت به ساخت رزومه و ارسال درخواست شغلی می‌رسد که درباره این مراحل نیز توضیحاتی ارائه کردیم. امیدواریم مطالعه این مقاله به کارجویان عزیز کمک کرده باشد که ادامه مسیر خود را هوشمندانه‌تر طی کنند.

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل

کتابچه مدیریت پشتیبانی مشتریان

راهنمای کامل از مدیریت تیم پشتیبانی تا چالش‌های مدیریت پشتیبانی

دانلود رایگان