فرقی نمیکند که کنکوری، فروشنده، مدیر فروش یا هر چیز دیگری هستید، در هر صورت برای موفق شدن به برنامه ریزی نیاز دارید. بزرگترین دارایی هر فردی زمان است، هر چیزی را تقریباً میتوان با پول خرید؛ ولی زمان را نه. برای همین است که این روزها افراد به مهارت برنامهریزی برای مدیریت زمان خیلی اهمیت میدهند. در ادامه درسنامه مدیریت زمان میخواهیم در مورد برنامهریزی مدیریت زمان و مهارتهای برنامه ریزی صحبت کنیم.
تعریف برنامه ریزی چیست؟
برنامهریزی فرآیند فکر کردن درباره کارهایی است که باید انجام دهید تا به هدف موردنظرتان برسید. برنامه ریزی براساس دوراندیشی قرار دارد، یعنی همان ظرفیت سیر ذهنی. برنامهریزی مهمترین ویژگی رفتار هوشمندانه است که شامل استفاده از عقل و منطق برای تصور نتیجه مطلوب البته مراحل رسیدن به آن نتیجه است.
اهمیت برنامه ریزی روزانه
برنامه ریزی روزانه از طرق زیر به شما و کسبوکارتان کمک میکند:
- به کارهایتان جهت میدهد: برنامه ریزی به فعالیتهای روزانهتان جهت و هدف میدهد. بدون برنامه و هدف، در واقع فقط به وقایع روزانه واکنش نشان میدهید، بدون اینکه توجه داشته باشید در بلندمدت قرار است چه اتفاقی بیفتد.
- برنامه ریزی یک چهارچوب یکسان ایجاد میکند: برنامه به افراد کمک میکند اولویتهایشان را تعیین کرده و تلاشهایشان را با آن مطابقت دهند. برنامه به تمام افراد میگوید که سازمان میخواهد به چه چیزی برسد و هر بخش باید چه کار کند.
- برنامهریزی، ریسک و ابهام را کم میکند: به کمک برنامه ریزی میتوانید با آینده مبهم مقابله کنید. برنامه ریزی موجب میشود آینده را پیش بینی کرده و خودتان را برای ریسکهای احتمالی آماده کنید.
- تصمیم گیری را آسان میکند: تصمیم گیری شامل جستجو برای کارهای مختلف، ارزیابی آنها و انتخاب بهترین مورد میشود. برنامهریزی و تعیین هدف، معیاری را برای ارزیابی گزینههای مختلف در اختیار شما میگذارد تا بهترین مورد را انتخاب کنید.
- برنامه ریزی موجب خلاقیت و نوآوری میشود: برنامه ریزی یعنی آینده نگری و آماده شدن برای آینده. این مساله موجب میشود فرصتها و تهدیدها را بهتر شناسایی کنید و با فکر کردن درباره آنها، راهحل های خلاقانهای برایشان پیدا کنید.
- برنامه ریزی موجب میشود اوضاع را کنترل کنید: بدون برنامه ریزی هیچ چیزی را نمیتوانید کنترل کنید و بدون کنترل صحیح هم نمیتوانید کار مفیدی انجام دهید. با برنامه ریزی، هیچ چیزی را فراموش نمیکنید و اوضاع تحت کنترلتان است.
انواع برنامه ریزی
تا اینجا با مهارت برنامهریزی و اهمیت آن آشنا شدید. بیایید ببینیم انواع برنامهریزی چیست؟
برنامهریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک، برنامهریزی در سطح کلان سازمان است که جهتگیریهای اصلی، اهداف بلندمدت (۳ تا ۵ ساله یا بیشتر) و ماموریت سازمان را مشخص میکند. تمرکز این نوع برنامهریزی روی آینده، فرصتها، تهدیدها و مزیت رقابتی است.
برنامهریزی تاکتیکی
برنامهریزی تاکتیکی شامل برنامههایی میشود که برای اجرای بخشهایی از برنامه استراتژیک ساخته میشوند. این نوع برنامهریزی روی اهداف میان مدت (۶ ماه تا ۲ سال) و تبدیل استراتژی به طرحهای عملی قابل اجرا متمرکز است.
برنامهریزی عملیاتی یا اجرایی
جزئیترین سطح برنامهریزی است که فعالیتهای روزانه، هفتگی یا ماهانه را مشخص میکند. برنامهریزی عملیاتی روی وظایف دقیق، زمان بندی و مراحل اجرای کار تاکید دارد.
برنامهریزی اقتضایی یا اضطراری
به بر نامهریزی برای شرایط غیرمنتظره، بحرانها یا موقعیتهای اضطراری، برنامهریزی اضطراری گفته میشود. هدف این نوع برنامهریزی، آماده بودن برای هر نوع سناریوی احتمالی است.
چگونه یک برنامه برای مدیریت زمان بنویسیم؟
برای ایجاد یک برنامه زمانی خوب 7 مرحله وجود دارد:
1. تعیین اهداف
قبل از هر چیزی لازم است که هدفتان را تعیین کنید، مثلاً میخواهید به چه چیزی برسید. برای مثال هدف مدیر فروش، افزایش فروش در یک بازه سه ماهه است. در هدفگذاری میتوانید از روش هدفگذاری اسمارت استفاده کنید. بعد از تعیین اهداف فهرستی از کارها تهیه کنید و اولویتبندیشان کنید. حالا میتوانید نوشتن برنامه را شروع کنید.
2. ارزیابی وضعیت
مرحله دوم در نوشتن یک برنامه زمانی خوب، ارزیابی وضعیت فعلیتان است. برای اینکه برنامه خوبی داشته باشید لازم است از خودتان بپرسید که برنامهتان چگونه است؟ باید چه کارهایی را انجام دهم؟ وقتم را چگونه دارم میگذرانم؟ جواب این سؤالات بهتان کمک میکند بدانید در کجای زندگی و برنامهتان به تغییر نیاز دارید.
3. برنامه ریزی
وقتی که میدانید برای رسیدن به هدفتان باید چه کارهایی انجام دهید، نوبت نوشتن برنامه است. برنامه باید دقیق و واضح باشد و برای هر کار وقت مشخصی در نظر گرفته شود. برنامه باید واقعی باشد. برای مثال همه میدانیم که دیدن یک فیلم بیشتر از یک ساعت طول میکشد، نباید برای آن کمتر از یک ساعت وقت بگذارید. همچنین نباید برای یک فیلم یک ساعت و نیمه، دو ساعت وقت بگذارید.
4. اجرای طرح
بعد از نوشتن برنامه، نوبت اجرای آن است. حتی اگر بهترین برنامه را هم داشته باشید، بدون این مرحله هیچ فایدهای ندارد. این مرحله میتواند سخت باشد، ولی برای رسیدن به نتیجه و اهداف مهم است. بهتر است روی هدفتان تمرکز کنید.
5. ارزیابی و تنظیم
بعضی وقتها با شروع اجرای برنامه ممکن است متوجه شوید بعضی چیزها به تغییر نیاز دارند. برای مثال متوجه میشوید جلسات تیم فروش باید به صورت هفتگی برگزار شود. در این حالت از تغییر نترسید چون این کار باعث آسان رسیدن به اهداف میشود. البته بعضیاوقات ممکن است برنامهتان خوب باشد و این مرحله نیاز نباشد.
6. متمرکز و با انگیزه ماندن
وقتی که روی هدف و برنامهتان تمرکز کنید، احتمالش خیلی بیشتر است که آن را به خوبی انجام دهید. جدا از آن داشتن انگیزه کمک زیادی بهتان میکند تا در اجرای برنامه وفقتر عمل کنید. وقتی که انگیزه داشته باشید برای رسیدن به هدف بیشتر تلاش میکنید و وسط راه جا نمیزنید.
7. جشن موفقیتها
مرحله آخر جشن گرفتن موفقیتهایتان است. وقتی به هدفی رسیدید، زمانی را به تفکر در مورد اینکه چگونه آن را انجام دادید و چه چیزی از این تجربه آموختید، اختصاص دهید. از موفقیت خود لذت ببرید.
مزایای برنامه مدیریت زمان چیست؟
این کار مزایا زیادی دارد برای همین است که مدیران برای استخدام کارمند جدید تأکید زیادی روی داشتن مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان میکنند. در ادامه این مزایا را مرور میکنم:
بهرهوری بیشتر
وقتی که برنامه داشته باشید میتوانید از زمانتان بهتر استفاده کنید و این باعث افزایش بهرهوری میشوید. به زبانی ساده میتوانید در یک زمان مشخص کارهای بیشتر و مهمتری را انجام دهید.
افزایش رضایت
مدیریت زمان بهتان کمک میکند که به هدفتان برسید و این باعث احساس رضایت میشود.
سازماندهی بهتر
مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان بهتان کمک میکند جدا از کار، زندگی شخصیتان را بهتر سازماندهی کنید. این کار باعث میشود زندگی بهتری داشته باشید.
استرس کمتر
وقتی که برنامه خوبی داشته باشید، میدانید که چه کاری انجام دهید و وقت میکنید همه را کامل کنید، این کار استرس و فشار کاری را از روی دوش شما برمیدارد و بهتان زندگی آرام و لذتبخشتری میدهد.
بهبود تعادل کار/زندگی
با داشتن یک برنامه زمانی خوب میتوانید به یک تعادل خوب بین کار و زندگی برسید. این کار بهتان کمک میکند همزمان به کار و زندگی اهمیت دهید. همچنین استرس شما را کاهش میدهد تا در هر جا بهترین خودتان باشید و از چیزی غافل نشوید.
رضایت بیشتر از زندگی
وقتی که بهصورت منطقی از زمانتان استفاده کنید و برای هر کار تایم مشخص و مناسبی تعیین کنید از زندگیتان بیشتر لذت میبرید. چون این کار بهتان کمک میکند که به هدفهای بیشتری برسید. همچنین دیگر مثل گذشته حسرت کارهایی را نمیخورید که انجام ندادید، بلکه وقت آزاد برای انجام دادنشان خواهید داشت.
وقت آزاد بیشتر
وقتی که از مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان استفاده کنید، کارها را زودتر و بهتر انجام میدهید و این بهتان کمی وقت آزاد میدهد. شما میتوانید از این زمان برای استراحت یا هر کاری که ازش لذت میبرید، صرف کنید.
بهترین روشهای برنامهریزی در کسبوکار برای مدیریت زمان
برای اجرای موثر برنامهریزی وگرفتن بهترین نتیجه ممکن، باید با روشهای صحیح برنامهریزی در کسبوکار آشنا باشید.
تعیین اولویتها با ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یکی از قویترین ابزارهای برنامهریزی است که به شما کمک میکند بین کارهای مهم و کارهای فوری تفاوت قائل شوید. این ماتریس کارها را در چهار دسته قرار میدهد: کارهای مهم و فوری (انجام فوری)، کارهای مهم و غیر فوری (برنامهریزی)، کارهای غیرمهم ولی فوری (واگذاری به دیگران) و کارهای غیرمهم و غیرفوری (حذف). ما در مقاله ماتریس آیزنهاور به طور مفصل درباره آن توضیح دادهایم.
قانون پارتو
اصل پارتو میگوید ۸۰ درصد نتایج، معمولاً از ۲۰ درصد فعالیتها به دست میآید. در کسبوکار، این یعنی بخش کوچکی از کارها بیشترین سود، رشد یا پیشرفت را ایجاد میکنند. بنابراین باید آن ۲۰ درصد طلایی را شناسایی کنید. مقاله قانون 20/80 کامل این روش را توضیح میدهد. پیشنهاد میکنیم آن را مطالعه کنید.
تایم بلاکینگ
دراین روش، شما زمان روز را به چند بلوک زمانی تقسیم میکنید و هر نوع کار را در یک بلوک مشخص قرار میدهید. مثلاً بلوکی برای جلسات، بلوکی برای کار عمیق، بلوکی برای پاسخ به پیامها. این ساختار باعث میشود زمان تلفشدن بین کارها از بین برود و مغز فرصت تمرکز پیدا کند.
تکنیک پومودورو
پومودورو یعنی کار کردن در بازههای ۲۵ دقیقهای همراه با تمرکز کامل و سپس یک استراحت کوتاه ۵ دقیقهای. این روش بازده مغز را چند برابر میکند، کیفیت کار را بالا میبرد و باعث میشود زمان کاری خستهکننده نشود. ما در مقاله تکنیک پومودورو به معرفی کامل این روش پرداختهایم که پیشنهاد میکنیم حتما یکبار آن را بخوانید.
واگذاری کارها
واگذاری کارهای تکراری یا کماهمیت به دیگران باعث میشود زمان مدیر آزاد شود تا روی فعالیتهای مهم، مانند فروش، رشد و توسعه تمرکز کند. این کار باعث افزایش بازده کل کسبوکار میشود.
تعیین اهداف SMART
هدفگذاری اسمارت کمک میکند اهداف دقیق، قابل اندازهگیری، واقعی و دارای زمانبندی مشخص داشته باشید. وقتی هدف مبهم باشد، برنامهریزی برای آن ممکن نیست و زمان هدر میرود. در مقاله هدف گذاری اسمارت توضیح دادهایم که چطور میتوانید هدفهای SMART برای خودتان تعیین کنید.
استفاده از ابزارهای دیجیتال
به کمک نرم افزارها و ابزارهای مختلف دیجیتالی، مثل Google Calendarو Trello میتوانید کارها را دستهبندی کرده، یادآوری تنظیم کنید و هماهنگی تیمی بهتری داشته باشید. برای کسبوکارهای کوچک و بزرگ، داشتن ابزار دیجیتال مدیریت زمان یک ضرورت است، نه یک انتخاب.
نمونههایی از مدیریت زمان
یک مثال خوب که ممکن است هر فردی با آن برخورد کرده باشد، افراد کنکوری است که باید کار و درسشان را اولویتبندی کنند تا به هدفشان در کنکور برسند. من زمان کنکور دوست داشتم مستقل باشم. برای همین در کنار درس خواندن برای کنکور کار هم میکردم. برنامهام این بود که هرروز ساعت 7 از خواب بیدار شوم و 10 دقیقه گوشی و اینستاگرامم را چک کنم و بعد صبحانه بخورم تا 7.45.
بعدازاین کار درس خواندن را شروع کنم و بعد از هر 75 دقیقه یک ربع استراحت کنم. ساعت 2.5 نهار بخورم و بعد به مغازه بروم تا 6 عصر آنجا کار کنم. البته سهشنبهها به مغازه نمیرفتم و بهجای آن با دوستهایم بیرون میرفتم. بعد از ساعت 6 هم دو بازه 75 دقیقهای درس بخوانم و بقیهاش را هم استراحت کنم. این برنامه را سه ماه اجرا کردم و همان سال پرستاری قبول شدم.
در نهایت به جلسه کنکور رسیدم. برای مثال 3 ساعت برای سؤالات تخصصی وقت داشتم و باید این زمان را بین 5 درس تقسیم میکردم. ازآنجاییکه زمینشناسی ضریب کمی دارد، آن را در اولویت آخر قرار دادم و با خودم گفتم اگر وقت اضافه ماند به آن پاسخ میدهم. بعد که زمینشناسی را تقریباً حذف کردم، متوجه شدم هر تست را باید در کمتر از 40 ثانیه جواب بدهم. آنقدر قبل از کنکور روی مهارت مدیریت زمان تمرین کردم که متوجه میشدم کدام سؤال در 40 ثانیه پاسخ داده شده و کدام سؤال بیش از 40 ثانیه طول میکشد و آن را بیخیال میشدم.
نتیجهگیری
برای اینکه در زندگیتان موفق شوید لازم است که برنامه خوبی داشته باشد و بتوانید از زمانتان به خوبی استفاده کنید. مدیریت زمان برای رهبران و همه متخصصان دیگر ضروری است تا از زمان خود بهترین استفاده را ببرند. تکنیکهای مختلفی برای مدیریت زمان وجود دارد که میتواند به رهبران کمک کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند، مانند ایجاد یک برنامه، تعیین اولویت ها و استفاده از ابزارهای صرفه جویی در زمان.
سوالات متداول
مراحل برنامه ریزی برای مدیریت زمان چیست؟
در این مقاله به 7 مرحله برای برنامهریزی خوب اشاره کرده و آنها را توضیح دادیم. از جمله: تعیین اهداف، سنجش موقعیت، برنامه ریزی، اجرای طرح و برنامه، ارزیابی و تنظیم، متمرکز ماندن و جشن گرفتن موفقیتها.
برنامهریزی برای مدیریت زمان چه مزیتهایی دارد؟
این کار موجب بهرهوری بیشتر، افزایش رضایت، سازماندهی بهتر، استرس کمتروقت آزاد بیشتر و تعادل بهتر بین کار و زندگی میشود.
