آمارها می‌گویند از هر 5 نفر فقط یکی از آنها(18%) روش مفیدی برای مدیریت زمان دارد. شما به عنوان مدیر پروژه کارهای زیادی دارید که باید در هفته انجام دهید، در نگاه اول انجام همه‌ی این کارها در هفته اول سخت و حتی غیر ممکن است. برای اینکه بتوانید همه این کارها را به بهترین شکل ممکن انجام دهید به مدیریت زمان در پروژه نیاز دارید. در ادامه همراهم باشید تا شما را با استراتژی‌های مدیریت پروژه و زمان آشنا کنم.
مدیریت زمان در پروژه چیست؟
مدیریت پروژه عبارت از به‌کارگیری فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه یا توجه به معیارهای پذیرش پروژه در چارچوب‌های توافق شده است. مدیریت پروژه بودجه و زمان محدودی دارد.
به صورت کلی مدیریت زمان نحوه استفاده از زمانی که داریم را به ما نشان می‌دهد تا کارهای‌مان را به نحو احسن انجام بدیم. مدیریت زمان فرایند برنامه ریزی و کنترل آگاهانه زمان برای فعالیت‌های خاص به منظور اثربخشی و افزایش بازدهی است.
نقش مدیریت زمان و پروژه
ارتباط بین مدیریت پروژه و زمان به قدری واضح است که نیازی به توضیح ندارد. از دید مدیران پروژه، مدیریت زمان پروژه عبارت است از: فرآیند مدیریت پروژه برای تجزیه‌وتحلیل و ایجاد یک الگوی جدول زمانی برای اطمینان از تکمیل پروژه در یک برنامه زمانی خاص است.
تفاوت بین مدیریت و مدیریت پروژه، زمان و بودجه است. از نظر تجاری، پروژه به دلیل نیازهای داخلی و خارجی راه اندازی شده است. از آنجایی که پروژه راه حلی برای چالش خاصی است، زمان و بودجه محدودی دارد. این موضوع اهمیت مدیریت زمان پروژه را به‌خوبی نشان می‌دهد. مدیریت پروژه بدون مدیریت کارآمد زمان به درد نمی‌خورد. به زبانی دیگر برای موفقیت در اجرای پروژه بیزینس به مدیریت زمان نیاز دارید.
اتمام پروژه در زمان مقرر
در پایان استراتژی‌های مدیریت زمان، بازدهی و بهره وری‌تان بیشتر می‌شود. البته همیشه هم این موضوع واضح نیست. برای مثال 37% از تیم‌ها در انگلستان موفق می‌شوند که پروژه‌های خودشان را در زمان مقرر به پایان برسانند. یکی از دلایل این آمار پایین مدیریت ضعیف است.
فرآیند مدیریت زمان پروژه در 6 گام
برای مدیریت موثر زمان پروژه، 6 مرحله زیر را گام به گام پیش بروید.
1. برنامه‌ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه در مدیریت زمان، به ایجاد یک جدول زمانی ساختاریافته اشاره دارد که کارهای پروژه، مواردی که باید تحویل داده شوند و موعدهای زمانی را نشان می‌دهد. همچنین تاریخ شروع و پایان هر فعالیت را هم بیان می‌کند و می‌گوید که هر کار چقدر طول خواهد کشید.
2. کارهایی که باید تحویل دهید را مشخص کنید
فهرستی از تمام کارهایی تهیه کنید که باید انجام دهید تا پروژه با موفقیت تکمیل شود. با شناسایی فعالیت‌های کلی‌تر شروع کرده و سپس آنها را به زیرمجموعه‌ای از چند فعالیت کوچکتر تقسیم کنید. این مرحله کمک می‌کند مطمئن شوید کارهای مهم را فراموش نکرده و موعدهای غیرواقعی تعیین نکرده‌اید.
3. کارهای پروژه را سازماندهی کنید
حال که فهرست کامل فعالیت‌ها را در اختیار دارید، تصمیم بگیرید به چه ترتیبی آنها را کامل کنید. مثلا آیا باید پس از اتمام کپی‌رایتینگ، وب را طراحی کنید یا نه؟
4. یک جدول زمانی تهیه کنید
وقتی می‌دانید هر کار تقریبا چقدر طول می‌کشد، می‌توانید یک جدول زمانی برای پروژه تهیه کنید. اگر هم نمی‌دانید، به عقب برگردید و از کارکنان بپرسید برای هر کار چقدر وقت می‌گذارند.
5. وظایف را مشخص کنید
توزیع کارها چیزی بیشتر از تصمیم‌گیری درباره این موضوع است که چه کسی روی چه فعالیتی کار کند. همچنین باید حجم کاری فعلی کارکنان را هم بررسی کرده و تصمیم بگیرید چگونه پروژه را در کنار کارهای دیگر پیش ببرید. این کار کمک می‌کند حجم کار را منصفانه توزیع کنید.
6. برای بررسی کار، زمان بندی کنید
فراموش نکنید مدیریت موثر زمان پروژه به نظارت مستمر نیاز دارد. تصمیم بگیرید چگونه با اعضای تیم در ارتباط خواهید بود و از پیشرفت آنها مطلع خواهید شد. اگر از نرم افزار مناسب استفاده کنید، این کار بسیار راحت و سریع خواهد بود.
استراتژی‌های مدیریت زمان در پروژه
اگر برنامه‌ریزی و مدیریت زمان تیم ضعیف باشد، انجام وظایف در مهلت زمانی محدود دشوار می‌شود. به همین دلیل است که به گزارش های دقیق ردیابی زمان و روش‌های بهبود مدیریت زمان در پروژه نیاز دارید. این لیست از استراتژی های هوشمند مدیریت زمان به شما کمک می‌کند کار خود را بهتر برنامه ریزی کنید.
1. برنامه ریزی کار از قبل
مطالعات نشان داده که دانستن آنچه که می‌خواهید در یک بازه زمانی مشخص انجام دهید، برای موفقیت آماده‌تان می‌کند. پدرو سرادور از دانشگاه تورنتو در مقاله «تاثیر برنامه ریزی بر موفقیت پروژه» به ارتباط بین برنامه ریزی و موفقیت پروژه اشاره می‌کند. سرادو می‌گوید که موفقیت در پروژه ارتباط نزدیکی با مدیریت زمان و بودجه دارد. یعنی اینکه برنامه ریزی باعث افزایش شانس موفقیت و مدیریت بهتر بودجه می‌شود.
برای برنامه ریزی، لیستی از کارهایی که لازم است انجام دهید را بنویسید و بعد آنها را اولویت بندی کنید. حالا تعیین کنید هر کاری را در چه زمانی انجام خواهید داد. یادتان باشد که برای هر کار زمان خاصی تعیین کنید. مثلاً یک شهردار در برنامه ریزیش تعیین می‌کند که پروژه ساخت پل هوایی باید 3 ماه طول بکشد و باید برای شهریور ماه آماده شود.
2. تعیین اولویت واضح
بعضی وقت‌ها لازم است که کارهای زیادی را انجام دهید و لیستی که نوشتید خیلی طولانی است. برای اینکه بتوانید این کارها را مدیریت کنید، بهتر است کارهای بزرگ را تیکه تیکه کنید. دقیقاً مثل غذا خوردن، برای قورت دادن و تمام کردن یک لقمه، نیاز است که آن را به تیکه‌های کوچکتر تقسیم کنید. بعد از این کار، فعالیت‌ها را اولویت بندی کنید و آنها را به ترتیب انجام دهید. برای این کار می‌توانید از ماتریس آیزنهاور، موفق‌ترین تکنیک مدیریت زمان استفاده کنید. در درس 14 به طور مفصل این قانون مدیریت زمان و پروژه را توضیح داده‌ایم.
3. هر بار روی یک کار تمرکز کنید
هر چند که خیلی از افراد می‌گوید به صورت همزمان چند کار را انجام دهید تا نهایت استفاده را از وقت‌تان ببرید؛ ولی این کار اصلا درست نیست. مقاله‌ای در سال 2017 درباره چند وظیفه‌ای در Entrepreneur منتشر شد که می‌گوید انجام چندین کار به صورت همزمان بیهوده و ناکارآمد است. مغز انسان برای جابجایی از یک کار به کار دیگر به زمان نیاز دارد. انجام کارهای زیاد به صورت همزمان باعث ایجاد تاخیر زمانی می‌شود و بازدهی را پایین می‌آورد.
بهتر است که هر بار روی یک کار تمرکز کنید و بعد از کامل کردنش، سراغ کار دیگری بروید. بهتر است بین کارها چند دقیقه به خودتان استراحت دهید تا مغزتان آرام شود و در کار بعدی بازدهی بالاتری داشته باشید. شما می‌توانید برای این کار از تکنیک پومودورو استفاده کنید. این تکنیک بهتان می‌گوید که جلسات را به بخش‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین‌شان استراحت کنید.
4. وقفه‌ها را به حداقل برسانید
برای این کار از تکنیک پومودورو استفاده کنید و قبل از هر کاری کمی استراحت کنید تا هرگونه حواس پرتی را به حداقل برسانید. برای این کار از چک صندوق ورودی پیام‌ها و شرکت در بحث‌های کوچک اداری دوری کنید. بهتر است تلفن خود را در حالت بی‌صدا بگذارید و در کل چیزهایی که حواس‌تان را پرت می‌کند به حداقل برسانید.
5. برای خود زمان کوتاه‌تری تعیین کنید
تا به حال احساس کردید وقتی که کاری زمان بیشتری دارد، دیرتر تمام می‌شود؟ برای مثال وقتی برای یک امتحان سه روز وقت داری، ممکن است روز سوم تمام شود. همان امتحان اگر 7 روز وقت داشته باشد، روز هفتم هم تمام نمی‌شود. این دقیقه قانون پارکینسون است که در سال 1955 مطرح شد. این قانون می‌گوید وقتی برای کاری بیشتر وقت دارید، احتمالاً آن را سریع‌تر انجام نمی‌دهید. برای همین لازم است برای خودتان زمان کوتاه‌تری برای تمام کردن کار تعیین کنید تا سریع‌تر انجام شود. در درس 13 به طور مفصل راجع به این موضوع صحبت خواهیم کرد.
6. تفویض اختیار
ممکن است شما وظایف زیادی داشته باشید و وقت انجام همه را نداشته باشید. در بالا هم در استراتژی ماتریس آیزنهاور گفتم که کارهای کم ارزش‌تر را محول کنید و خودتان به کارهای مهم‌تر رسیدگی کنید. برای این کار لازم است که افراد ماهر و قابل اعتماد در تیم‌تان را پیدا کنید و این کارها را بهش بسپارید. همچنین می‌توانید برای شناسایی افراد مناسب از ابزارهایی مثل Teamdeck استفاده کنید.
7. «نه» گفتن را یاد بگیرید
نه گفتن به سرپرست، مدیر یا حتی رئیستان ممکن است ترسناک باشد، ولی راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید آن را مؤدبانه و قاطعانه انجام دهید:
- توضیح دهید که در حال حاضر چه کارهای مهم دیگری انجام می‌دهید و چگونه انجام کارهای جدید بر آنها تأثیر می‌گذارد.
- لیست اولویت‌های‌تان را بهشان بدهید و اجازه دهید خودشان برای‌تان اولویت بندی کنند.
- حقیقت را بهشان بگویید.
- بگویید که ممکن است این کار به تعویق بیفتد
8. خلاصه نویسی
نگه داشتن خلاصه کار روزانه بهتان کمک می‌کند که بدانید چه کارهایی لازم است انجام شود و کجا خوب کار کردید. در پایان هر روز به لیست کارهای‌تان نگاه کنید و آنچه که انجام دادید را بررسی کنید، این کار بهتان انگیزه می‌دهد. اگر کاری هنوز انجام نشده، از خودتان بپرسید که دلیلش چیست و راه حلی برایش پیدا کنید. اگر این کار سخت است، می‌توانید آن را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید.
بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان در پروژه
با استفاده از ابزارهای برنامه ریزی مناسب از استراتژی‌های مدیریت زمان‌تان نسخه پشتیبان تهیه کنید. این کار دسترسی به فعالیت تیم‌تان را برای‌تان آسان‌تر می‌کند. همچنین کمک می‌کند که کارها را خیلی راحت‌تر پیگیری کنید و بدانید کدام کارها انجام شده‌اند یا چقدر پیشرفت داشتند.
برای آشنایی بیشتر شما، در ادامه چند نرم افزار مدیریت پروژه معروف را آورده‌ایم.
نرم افزار Trello
نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و ارتباط هماهنگ است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. پلتفرم ترلو ابزاری تصویری است که همکاری و هماهنگی تیم را تضمین می‌کند.
نرم افزار Asana
آسانا ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است. این نرم‌افزار در یک نسخه‌ی رایگان و محدود ارائه می‌شود؛ اما با خرید اشتراک می‌توانید از تمامی قابلیت‌های این پلتفرم استفاده کنید. با استفاده از آسانا می‌توانید یک سیستم کاری مشخص را در فضای ابری ایجاد کنید و اعضای تیم را به این فضا دعوت کنید.
نرم افزار Jira
می‌توانید برای مدیریت وظایف در چندین پروژه از Jira استفاده کنید. این ابزار ما را قادر می‌سازد تا وظایف فرعی برای هر کار ایجاد کنیم، آنها را به افراد اختصاص دهیم و آنها را در گردش کار شامل کارهایی که باید انجام شوند، در حال انجام، در حال بررسی و تکمیل شده، دنبال کنیم.
نرم افزار ClickUp
ClickUp یکی از نرم‌افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه است. این نرم‌افزار قابلیت مدیریت کار را در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد. این پلتفرم قابلیت شخصی‌سازی گسترده‌ای دارد و با ویژگی‌های کاملاً سفارشی و اختصاصی به‌تمامی تیم‌ها (در هر اندازه‌ای) کمک می‌کند. کاربران می‌توانند پروژه را برنامه‌ریزی کرده، وظایف را زمان‌بندی کنند و منابع را در یک فضای کاری متمرکز مدیریت کنند.
نرم افزار CRM
نرم‌افزار CRM هم با وجود آنکه به نظر نمی‌اید که برای مدیریت زمان در پروژه طراحی شده باشد، اما در مدیریت زمان کارکنان تاثیر فوق العاده‌ای دارد. تا آنجایی که تجربه به ما نشان داده با این ابزار، فروش تا 300 درصد افزایش داشته است.
کلام آخر
مدیریت زمان در جای جای زندگی مهم است، وقتی که بتوانید به خوبی زمان را مدیریت کنید در زندگی و کارتان موفق‌تر می‌شوید. مدیریت زمان بهتان اجازه می‌دهد که کارهای بیشتری را انجام دهید و به کارهای مهم‌تر بپردازید. یکی از جاهایی که نیاز ضروری به مدیریت زمان دارد، پروژه است. در بالا ابتدا مدیریت زمان و پروژه را تعریف کردیم و در ادامه راهنمایی برای مدیریت زمان در پروژه را آوردیم.
سوالات متداول
مدیریت زمان در پروژه چیست؟
مدیریت پروژه عبارت از به‌کارگیری فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه یا توجه به معیارهای پذیرش پروژه در چارچوب‌های توافق شده است. مدیریت زمان هم نحوه استفاده از زمانی که داریم را به ما نشان می‌دهد تا کارهای‌مان را به نحو احسن انجام بدیم.
استراتژی‌های مدیریت زمان چیست؟
برنامه ریزی از قبل، اولویت بندی دقیق، تمرکز روی یک کار، به حداقل رساندن وقفه‌ها و تفویض اختیارات از جمله استراتژی‌های موثر مدیریت زمان هستند.
