کاربرد CRM برای وکلا و مشاورین حقوقی | ۱۲ کاربرد نرم افزار CRM ویژه دفاتر حقوقی

18درس رایگان

بر اساس راه‌کارهای عملی فروش

براساس صنایع مختلف

کاربرد CRM برای وکلا و مشاورین حقوقی، درس شانزدهم از سری کاربرد CRM است، برای مطالعه مقالات دیگر کاربرد نرم افزار CRM در صنایع مختلف درسنامه انتهای این مقاله را مشاهده کنید.

مشاهده درسنامه در انتهای مقاله

می‌دانید نرم افزار CRM چه کاربردی برای وکلا و دفاتر حقوقی دارد؟ این مثال را بخوانید تا بیشتر با هم به این موضوع بپردازیم.
امروز با یکی از بزرگ‌ترین موکل‌هایتان قرار دارید. این فرد تمام موارد حقوقی شرکت بزرگش را به دفتر حقوقی شما سپرده است. به‌علاوه شما را به بیشتر دوستانش هم معرفی کرده و مشتری‌های بیشتری برایتان می‌آورد

اما امروز که می‌خواستید قبل از ملاقات یک بار دیگر پرونده را مرور کنید، متوجه شدید که یکی از مدارک بسیار مهم روی پرونده نیست. تمام اسناد و مدارک خود را زیر و رو کردید اما آن را پیدا نکردید. بدتر از همه این که در ملاقات قبلیتان به دلیل اهمیتی که این سند داشت و امکان صدور المثنی آن نبود، خودتان آن را از مشتری تحویل گرفتید تا هر دو مطمئن شوید که جایش امن است و گم نمی‌شود اما حالا…

نرم افزار CRM مخصوص وکلا و مشاورین حقوقی | یک نرم‌افزار برای همه نیازهایتان

احتمالاً بقیه‌ی ماجرا و پیامدهای این اتفاق را خودتان می‌توانید به راحتی حدس بزنید. قطعاً دوست ندارید که در دفتر حقوقیتان چنین سناریویی را تجربه کنید، پس بیابید با هم ببینم که چه راهکاری برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی وجود دارد. به نظر ما نرم افزار CRM برای وکلا و مشاورین حقوقی کاربردی اساسی دارد. اگر با این نرم افزار آشنایی کاملی ندارید و نمی‌دانید دقیقا چه کمکی می‌تواند به شما بکند، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «CRM چیست» را بخوانید.

مدیریت ارتباط با مشتری یک چالش جدی برای هر کسب و کاری است. در این بین شرکت‌های حقوقی بیش از سایرین به حفظ روابط خود با مشتری نیاز دارند زیرا موفقیت اقداماتشان کاملاً به این موضوع بستگی دارد. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management) کارآمدترین ابزار است. اگر صاحب یک دفتر یا شرکت حقوقی باشید بهتر از هر کسی می‌دانید که از دست رفتن اطلاعات در میان حجم انبوهی از مدارک حقوقی به راحتی اتفاق می‌افتد، درست مانند همین سناریویی که در مقدمه آمد. بروز چنین اتفاقاتی می‌تواند تأثیر منفی بر روی اعتبارتان داشته باشد. از سوی دیگر پیگیری و ارتباط با مشتری‌ها نیز به هماهنگی دقیقی نیاز دارد.

بر اساس بررسی‌های انجام گرفته 26 درصد از شرکت‌های خدمات حقوقی سرنخ‌های خود را بدون اینکه ردیابی کنند، رها کرده و فرصت‌های فروش و مشتری‌های بالقوه‌ی خود را از دست می‌دهند. اما با CRM می‌توانید تمام روابط و تعاملات با مشتری خود را مدیریت کنید. با توجه به حجم بالای داده‌هایی که وکلا و مشاورین حقوقی با آن سروکار دارند، استفاده از سیستمی برای ذخیره‌ی داده‌های ارزشمند، دسترسی راحت به آنها در زمان نیاز و پوشش تمام جنبه‌های لازم برای توسعه‌ی موسسه حقوقی‌شان از اهمیت بالایی برخوردار است.

بر اساس بررسی‌های انجام گرفته شرکت‌های حقوقی که در کسب و کار خود از فناوری‌ها استفاده می‌کنند، بازده خود را تا 84 درصد افزایش داده‌اند. این موضوع اهمیت استفاده از ابزار کارآمدی چون نرم افزار CRM برای وکلا و مشاورین حقوقی را بیشتر مشخص می‌کند. با توجه به اهمیت سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان، بیایید ببینیم این نرم‌افزار چه کاربردهایی برای وکلا و مشاورین حقوقی دارد.

نرم افزار CRM چه کاربردی برای وکلا و مشاورین حقوقی دارد؟

1. دید کاملی از وضعیت مشتری‌ها

یکی از اولین و مهم‌ترین کاربردهای نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای وکلا و مشاورین حقوقی این است که دید کاملی از وضعیت مشتری‌ها در اختیارتان قرار می‌دهد. به کمک این اطلاعات می‌توانید بینش دقیق و کاملی از وضعیت دفتر حقوقیتان به دست آورید. به‌علاوه استراتژی‌های موثری برای ایجاد ارتباط با مشتری‌های بالقوه تدوین خواهید کرد. همچنین به کمک این سیستم می‌توانید تمام فرآیندهای لازم برای جلب وفاداری مشتری‌های فعلی را در موسسه‌ی حقوقیتان پیاده کنید.

2. داده‌های مشتری‌هایتان را یک جا متمرکز کنید

ممکن است بخواهید برای راحتی مخاطبان و مشتری‌های بالقوه، امکان برقراری ارتباط از طریق وب‌سایت یا شبکه‌های اجتماعی را ایجاد کنید. به کمک نرم افزار CRM امکان ردیابی آسان تماس‌ها و ارتباطات مخاطبان و مشتری‌های بالقوه از هر کانالی امکان‌پذیر است. به کمک این سیستم هیچ یک از سرنخ‌هایتان را از دست نمی‌دهید و امکان ردیابی و پگیری تمام فرصت‌های فروش به راحتی برایتان امکان‌پذیر است.

این نرم‌افزار یک پایگاه داده از اطلاعات ارزشمند مشتری‌هایتان را در دسترس قرار می‌دهد. تنها با یک کلیک ساده در کمتر از 1 ثانیه به هرچه بخواهید دسترسی دارید.

3. اولویت‌بندی وظایف

به عنوان یک وکیل یا مشاور حقوقی بهتر از هر کسی می‌دانید که اولویت بندی وظایف برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است. این موضوع به ویژه در پیگیری مشتریان بالقوه اهمیت بالایی دارد. به کمک ابزارهای موجود در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می‌توانید یادداشت‌های مورد نیاز برای یادآوری و تماس با مشتریان در زمان مناسب ایجاد کنید. در نتیجه به راحتی می‌توانید میزان پیشرفت کار را پیگیری کنید و بهترین تصمیمات را در ارتباط با مشتریان اتخاذ کنید.

4. ذخیره‌سازی اسناد در یک مکان

به عنوان یک وکیل یا مشاور حقوقی معمولاً اسناد زیادی وجود دارد که لازم است آنها را طبقه‌بندی و بازیابی کنید و یا اینکه با مراجع مرتبط به اشتراک بگذارید. حفظ این اسناد و خراب و گم نشدنشان هم اهیمت زیادی دارد. از سوی دیگر باید همیشه به آن‌ها دسترسی داشته باشید. به کمک نرم افزار CRM و نسخه موبایلی آن به راحتی تمام اسناد را به شکلی مدون و امن سازماندهی می‌کنید. حتی اگر به اینترنت دسترسی نداشته باشید هم می‌توانید از سی آر ام استفاده کنید.

5. اتوماسیون

این یکی از مهمترین کاربردهای CRM برای وکلا و مشاورین حقوقی است. بیش از 83 درصد وظایف و فرایندها در CRM‌ به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در این صورت وقت بیشتری را برای تمرکز روی پرونده‌ها‌ی مراجعینتان در اختیار خواهید داشت. به عبارت دیگر نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری کمک می‌کند تا به بهترین شکل در زمانتان صرفه‌جویی کنید و به طور مداوم به مشتری‌های بالقوه‌ی بیشتری دسترسی داشته باشید.

6. تعاملات خود با مشتری‌ها را ثبت و پیگیری کنید

علاوه بر رسیدگی به پرونده‌های قضایی، باید به فکر توسعه کسب‌وکارتان هم باشید. برای انجام این کار باید بتوانید هر چه بیشتر سرنخ‌ها را به مشتری تبدیل کنید و مشتری‌های فعلی‌تان را هم حفظ کنید. نرم‌افزار CRM این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید خدمات مشتری را به شکلی دقیق مورد تجزیه‌و‌تحلیل قرار دهید. به کمک این سیستم روی فعالیت‌های تیم خود نظارت خواهید کرد. در نتیجه می‌توانید اقدامات مورد نیاز را در زمان مناسب به کار بگیرید و عملکردهایتان را بهبود ببخشید.

7. فرآیند پذیرش خودکار

در شرکت‌ها و دفاتر حقوقی فرآیند پذیرش مشتریان کمی متفاوت‌ از دیگر کسب‌وکارها است. وکلا فرآیند خاصی برای جلب موکلین خود دارند و نسبت به بسیاری از مشاغل الزامات بیشتری در آن وجود دارد. ارائه‌ی فرایندی یک پارچه برای ایجاد تجربه‌ی مشتری‌ها بسیار مهم است. این موضوع را باید از اولین مرحله تماس با انتهای فرایند اعلام حکم قطعی پرنده در نظر داشته باشید. و یکی از کاربردهای قابل توجه نرم افزار CRM این است که می‌توانید فرآیند پذیرش را خودکار انجام دهید.

8. تنظیم قرار ملاقات

به عنوان یک وکیل یا مشاور حقوقی تنظیم زمان برای انجام وظایف، برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است. فراموش کردن هر یک از آنها می‌تواند وجهه‌تان را خدشه‌دار کند. به کمک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می‌توانید برای انجام وظایفتان برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید و هیچ یک از قرار ملاقات‌هایتان را فراموش نکنید.

9. ارائه‌ی گزارش‌های دقیق

یکی از کاربردهای CRM برای مشاورین حقوقی و وکلا این است که تمام داده‌های مربوط به ارتباطات و عملکرد دفتر حقوقی‌تان را تجزیه‌وتحلیل می‌کند. به علاوه با یک کلیک می‌توانید گزارش هر چیزی را دریافت کنید. اینگونه بهتر می‌توانید در خصوص اقدامات لازم تصمیم‌گیری کنید و در نتیجه عملکرد هوشمندانه‌تری دارید.

به کمک نرم‌افزار CRM می‌توانید عملکرد موسسه و تیم‌تان را در تمام زمینه‌ها (مانند خدمات مشتریان، تعداد پرونده‌های بسته شده و غیره) تجزیه‌وتحلیل کنید. با ابزارهای موجود در این سیستم می‌توانید معیارهای مختلفی را بررسی قرار دهید از جمله اینکه کدام کانال‌ها یا منابع برای جذب مشتری بهترین کارایی را داشته‌اند. این اطلاعات شما را قادر می‌سازد تا دریابید که در چه بخش‌هایی به خوبی عمل کرده‌اید و در کجا لازم است عملکردتان را بهبود دهید.

10. افزایش رضایتمندی مشتری‌ها

به کمک نرم افزار CRM قادر خواهید بود تا تمام مشتری‌های بالقوه، عملکردهای مربوط به بازاریابی و سایر اقدامات خود را به شکلی سیستماتیک و بسیار کارآمد انجام دهید. با درک بهتر مشتری‌هایتان، تجربه‌ی مشتری بهتری هم به آنها ارائه می‌دهید. نرم افزار سی آر ام همچنین به تقویت روابطتان با مشتری‌های فعلی و قبلی کمک می‌کند. انجام این کار کمک می‌کند تا بتوانید تعامل و ارتباط خود را با ارزشمندترین مشتری‌های خود حفط کنید و به این طریق کسب و کارتان را توسعه دهید. بررسی‌ها نشان داده CRM تجربه مشتری را تا 30% بهبود می‌دهد.

11. سرنخ‌هایتان را بهتر ردیابی کنید

نرم‌افزار CRM بهترین ابزار برای مدیریت سرنخ‌ها است. این نرم افزار کمک می‌کند تا سرنخ‌هایتان طی کاریز فروش را بهتر سازماندهی کنید و نسبت به داده‌ها و نتایج خود بینش دقیقی را به دست آورید. به کمک ابزارهای موجود در سیستم سی آر ام می‌توانید ببینید که چه افرادی به وب‌سایتتان مراجعه کرد‌ه‌اند و در نتیجه بهتر می‌توانید مشتری‌های بالقوه را پیگیری کنید.

12. امنیت اسناد و مدارک ارزشمند

به عنوان وکیل یا مشاور حقوقی از اهمیت حفظ سوابق مشتری‌هایتان به شکل دیجیتالی به خوبی آگاهید. برای این منظور نرم افزار سی آر ام می‌تواند کمک کند تا تمام اسناد و مدارک ارزشمند را به شکلی مدون و سازمان‌دهی شده ذخیره کنید و در هنگام نیاز به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید. این مزیت باعث می‌شود که در زمان و انرژی صرفه‌جویی کنید. در نتیجه باعث بالا رفتن بازده‌تان خواهد شد.

به‌علاوه می‌توانید میزان دسترسی افراد مختلف به سی آر ام را هم مشخص و محدود کنید تا هرکسی به اسناد دسترسی نداشته باشد. همه‌ی داده‌هایتان در یک پایگاه امن ذخیره شده و امکان ندارد که از دست بروند.

نتیجه‌گیری

در حال حاضر استفاده از فناوری و ابزارهایی چون نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای ساده‌سازی و ارتقای عملکردهای دفاتر حقوقی رو به افزایش است. نرم افزار CRM ابزار کارآمدی برای حفظ و مدیریت مشتری است؛ زیرا بسیاری از وظایف مانند برنامه‌ریزی برای قرار ملاقات با مشتری‌ها، اولویت‌بندی وظایف و اقدامات بازاریابی را به شکل خودکار انجام می‌دهد.کاربردهای نرم افزار سی آر ام به افزایش بهره‌وری دفتر حقوقیتان کمک می‌کند و همچنین باعث می‌شود بتوانید خدمات بهتری را به مشتری‌های خود ارائه دهید. شما هم از نرم افزار CRM در دفتر حقوقیتان استفاده می‌کنید؟ با چه بخشی از کاربردهای CRM آشنایی دارید؟
 

×