مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی با نرم افزار CRM چطور انجام می‌شود؟

همیشه نباید صورت خود را با سیلی قرمز نگه دارید و تظاهر کنید همه چیز عالی است. تصویری که از برند خود می‌سازید، به همین راحتی‌ها هم نمی‌تواند قابل اعتماد، با اقتدار و ماندگار به نظر برسد. آنچه تصویر بیرونی برند را می‌سازد، بازتاب کاملی از درون برند و هماهنگی‌های درون‌سازمانی است. با مدیریت وظایف و فعالیت‌های سازمانی می‌توانید بهترین کارآیی را داشته باشید و حرفه‌ای‌ترین تصویر ممکن را از برند خود به نمایش بگذارید. و از آن‌جایی که نرم‌افزار CRM یکی از بهترین ابزارها برای این مورد است، در این بخش از درسنامه آموزش CRM می‌خواهیم به سراغ این موضوع برویم.
 

مدیریت وظایف چیست؟

دنبال کردن یک کار تا پایان آن، مدیریت وظایف نامیده می‌شود. مدیریت وظایف، فرآیند برنامه‌ریزی و مدیریت هر کار به منظور انجام به موقع پروژه‌ها است. در واقع این کار یک روش خلاقانه برنامه‌ریزی درباره نحوه انجام کارها تا زمان اتمام‌شان است.
مدیریت وظایف به اولویت‌بندی، تعیین موعد مقرر و تفویض وظایف پروژه‌های مختلف می‌پردازد.
 

مهارت‌های مدیریت وظایف

فرقی نمی‌کند یک تیم را رهبری می‌کنید یا به صورت فردی کار می‌کنید، مهارت‌های مدیریت وظایف به نفع شما هستند. در اینجا به برخی از مهارت‌های موردنیاز برای مدیریت وظایف اشاره می‌کنیم:

• تفکر انتقادی
• توانایی حل مشکل
• توجه به جزئیات
• ارتباط موثر
• توانایی تفویض وظایف
• سازماندهی
• آشنایی با سیستم‌ها و ابزارها

نرم افزار مدیریت وظایف چیست؟

نرم‌افزار مدیریت وظایف، برنامه‌ای است که فرآیند ایجاد، تفویض و انجام کارها را خودکار می‌کند. این ابزارها طراحی شده‌اند تا به مدیران پروژه‌ها کمک کنند بیشترین بهره را از تیم‌هایشان ببرند.
نرم‌افزار مدیریت وظایف تمام ویژگی‌های موردنیاز مدیر پروژه برای مدیریت و انجام کارها را با هم ترکیب می‌کند.
 

ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت وظایف عبارت است از:

• ایجاد کار و توزیع آنها
• تفویض وظایف به افراد
• تقسیم کارها به وظایف کوچکتر
• به اشتراک گذاری فایل‌ها
• ابزارهای همکاری
• انعطاف پذیری
• ردیابی زمان
• اتوماسیون کارها
• گزارش دهی و تحلیل
• ادغام با سایر نرم افزارها

ابزارهای مدیریت وظایف

ابزارهای مدیریت وظایف به افراد، تیم‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کنند تا به کمک یک اپلیکیشن یا رویکرد سیستماتیک، کارها را سازماندهی کنند. فهرست زیر برگزید‌ه‌ای از نرم افزارهای پیشنهادی فوربز بر اساس زمینه‌های عملکرد مثل قیمت، کمک به کارکنان و دسترسی به پشتیبانی مشتری است.

• ClickUp: بهترین نرم افزار پیشنهادی از نظر بودجه
• Todolist: بهترین نرم افزار برای انجام کارهای ساده
• Trello: بهترین نرم افزار برای تازه‌کارها
• CRM: بهترین نرم افزار برای تیم‌های بزرگ و کوچک
• Asana: بهترین نرم افزار برای تیم‌های دورکار
• Zoho: مناسب برای مدیریت پروژه‌های پیچیده
• Wrike: بهترین نرم افزار برای مدیریت گردش کار
• SmartTask: بهترین نرم افزار برای مدیریت پروژه‌های متعدد

مدیریت پروژه‌های تجاری با نرم افزار CRM

فرایند فروش، از اولین تماس مشتری گرفته تا پیگیری‌های شما برای کشاندنش پای معامله، از مراحل زیادی تشکیل شده است. علاوه بر این، افراد زیادی را هم درگیر می‌کند.
 

جالب اینجاست که هر مشتری با مشتری دیگر متفاوت است و باید به گونه‌ای خاص با او رفتار شود! این یعنی بدون ابزاری دقیق برای برنامه‌ریزی و تقسیم وظایف، این فرایند به درستی طی نمی‌شود.
 

برای خدمت‌رسانی مناسب به همۀ گروه‌های هدف و پرسوناهای مختلف، باید کارشناسانی داشته باشید که بر ویژگی‌ها، نیازها و ترجیحات مشتری مسلط باشند.
 

خیلی وقت‌ها شرکت شما فقط یک فرصت دارد تا تأثیر خوبی بر مشتری بگذارد و او را جذب کند. بنابراین لازم است برای هر فرد پیام دقیقی آماده کنید.
 

نرم افزار CRM به شما کمک می‌کند با مدیریت دقیق کارکنان خود، مسیری هموار برای مشتری بسازید. اگر همۀ تیم‌های شما کارشان را به درستی انجام دهند، مشتری با خیال راحت در امتداد جاده‌ای زیبا به سمت فروش حرکت می‌کند. ما در مقاله «CRM چیست» به طور کامل درباره این نرم افزار توضیح داده‌ایم. با مطالعه آن می‌توانید بهتر با آن آشنا شوید.
 

اولین مرحله هم این است که هر کارمند جدید را به نرم‌افزار CRM متصل کنید. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، می‌توانید با تعیین نقش کاربر، میزان دسترسی او به اطلاعات را هم مشخص کنید.

چطور می‌توان با نرم افزار CRM یک کارمند را مدیریت کرد؟

شما به عنوان مدیر می‌توانید هشدارهایی را برای تیم فروش خود تعیین کنید. فروشندۀ شما ساعت 8 صبح فردا باید از طریق ایمیل با 5 مشتری ارتباط برقرار کند. از همین جا شروع می‌کنید و برنامۀ فردای او را به صورت کامل لیست می‌کنید.
 

تمام ملاقات‌ها، تماس‌ها و دیگر اقدامات و انتظارات را نام می‌برید. حتی می‌توانید آن‌ها را به واحدهای کوچک‌تر و وظایف فرعی تقسیم کنید. این قابلیت وجود دارد که به هر وظیفۀ خاص، سطح اهمیت مشخصی بدهید و از این طریق کارها را اولویت‌بندی کنید.
 

بعدا هم می‌توانید با مراجعه به نرم افزار، وضعیت اجرای کارها را پیگیری کنید.

طبیعتاً این سیستم، مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی را آسان‌تر می‌کند. همچنین وضوح و شفافیت انتظارات را بالاتر می‌برد. این نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان باعث می‌شود آنها از بلاتکلیفی دربیایند و دقیقاً بدانند قدم بعدی آن‌ها چیست. فراموش نکنید همۀ این‌ها در کنار هم، یک برند یکپارچه و منظم را می‌سازند.
 

همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، می‌توانید با فیلتر فعالیت‌ها، فعالیت‌های سایر کاربران را هم بررسی کنید.

8 مزیت نرم افزار CRM برای مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی

نرم افزار CRM با ایجاد یک بستر جامع از داده‌های مشتریان و طراحی سلسله‌مراتب خدمات مشتری، دغدغه‌های یک مدیر را به حداقل می‌رساند.
 

راه‌حل‌های CRM بر خلاف مدیریت وظایف به شیوۀ سنتی، هر کار را به‌صراحت و شفافیت تمام برنامه‌ریزی کرده و هرگونه ابهام را برطرف می‌کند. در ادامه 8 مزیت اصلی CRM برای مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی را بررسی می‌کنیم.

1. اولویت‌بندی و خودکارسازی فعالیت‌ها

یکی از ویژگی‌های مهم CRM این است که اگر یک لیست از فعالیت‌ها داشته باشید، می‌توانید به راحتی آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و پیگیر اجرایشان باشید.

2. برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف

تنظیم یادآورهای بصری، اختصاص کدهای رنگی هوشمند و پیگیری اشتباهات و نقص‌ها، یکی دیگر از مزیت‌ ‎های این نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی است.

3. استفاده از قابلیت‌های جالب هوش مصنوعی

عملکرد مبتنی بر هوش مصنوعی یادآوری‌های کلاسیک CRM را با جنبه‌های خلاقانه و انسانی ترکیب می‌کند. یعنی بر اساس آمارها و داده‌های قبلی، یک سری وظایف به شکل اتوماتیک در اولویت بالاتر قرار می‌گیرند.

4. بهبود همکاری داخلی

ارتباطات داخلی کارآمد با استفاده از CRM باعث ارائه خدمات بهتر به مشتریان می‌شود. مدیریت گردش کار در CRM به تیم شما کمک می‌کند به شکل دائمی با هم در تماس باشند و جزئیات مهم را از دست ندهد.

 5. افزایش فروش و سودآوری شرکت

با استفاده از نرم افزار CRM مدیران فروش می‌توانند کنترل کنند که آیا فرایندها به طور مؤثر اداره می‌شوند یا خیر. سپس با ذکر دستورات و ایجاد یادآوری یا هشدار، کارکنان را به سمت عملکرد بهتر هدایت کنند.

6. کمتر شدن خطاها

وجود اشتباهات در فرایندهای تجاری شرکت باعث از دست رفتن زمان و منابع می‌شود. ساده کردن عملیات روزانۀ شرکت با گردش کار CRM تعداد خطاها را به شکل قابل توجهی کاهش می‌دهد و این یعنی خلق تجربه‌ای بهتر برای مشتری.

7. تخصیص مناسب کارها و وظایف به اعضای مختلف تیم

به کمک این نرم‌افزار مدیریت وظایف، نیازی نیست که فهرست کارهای خود را یادداشت کنید، چون CRM کارها و فعالیت‌های روزانه را به شما یادآوری می‌کند.

8.نگهداری و به روزرسانی سوابق کارکنان

در هنگام مدیریت وظایف، مهم است که سوابق کارکنان را نگه داشته و به طور منظم آن را به روزرسانی کنید. پیگیری ارتباط با مشتریان، از تماس با آنها گرفته تا ایمیل زدن و برگزاری جلسات با آنها، همگی با CRM به راحتی انجام می‌شود، چون بهترین نرم افزار مدیریت وظایف است.

چگونه CRM را برای مدیریت وظایف شرکت پیاده‌سازی کنیم؟

برای مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی با استفاده از CRM به یک استراتژی واضح و مشخص نیاز دارید. با داشتن یک برنامه که به خوبی طراحی شده باشد، از تلاش‌های مدیریتی خود نهایت استفاده را می‌برید و می‌توانید از هرگونه اختلاف جلوگیری کنید.
 

اما برای مدیریت گردش کار خود با استفاده از CRM چه مراحلی را باید طی کنید؟

1. اهداف خود را مشخص کنید.

اولین قدم برای استفادۀ مؤثر از CRM این است که هدفی واضح و شفاف داشته باشید. اگر همیشه پای یک هدف مشخص وسط باشد، همۀ وظایف در مسیر درست اجرا می‌شوند و به جاده خاکی نمی‌زنید. برای تقسیم وظایف و استفاده از پتانسیل کارکنان، طبیعتاً باید بدانید گردش کار شرکت شما قرار است به کجا ختم شود.

2. ببینید کدام بخش‌ها نیاز به کمک دارند.

با نظرسنجی از اعضای تیم، شکاف‌ها و ابهامات کاری آن‌ها را شناسایی کنید. این استراتژی به شما کمک می‌کند فرایندهای سازمانی در جهت پر کردن این شکاف‌ها برنامه‌ریزی کنید. کارهای دستی و تکراری که مانع بهره‌وری شما می‌شوند را کشف و سپس حذف کنید.

3. راه‌حل‌ها را به طور مؤثر اجرا کنید.

بعد از کشف نیازها و ابهامات، با استفاده از مزیت‌های نرم افزار سی آر ام (که بالاتر گفتیم) در مسیر بهبود روابط درون‌سازمانی قدم بردارید.

همان‌طور که انتخاب و خریداری CRM مناسب مهم است، اجرای صحیح آن هم اهمیت زیادی دارد.

برای ایجاد گردش کار شرکت در  CRM باید فرایندهای شغلی خود را از ابتدا مرور کنید. سپس تمام وظایف را بر اساس نیاز خود به سیستم CRM اضافه کنید و قابلیت‌های نرم‌افزار را مطابق با کسب‌وکار خود سفارشی کنید. این‌طوری می‌توانید از سلسله‌مراتب اتوماتیک این نرم‌افزار بیشترین بهرۀ ممکن را ببرید.

4. حواستان به پیشرفت‌ها و اشتباهات باشد.

خرید و پیاده‌سازی CRM پایان همه چیز نیست. بعد از شروع استفاده از این نرم افزار باید به طور منظم پیشرفت کارکنان را مدنظر داشته باشید. شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPIها را کنترل کنید تا ببینید همه چیز خوب پیش می‌رود یا نه. تحت هیچ شرایطی از گزارش کار اعضا غافل نشوید و فعالیت‌هایشان را پیگیری کنید.

اصول سازماندهی وظایف

یک چک لیست ساده: از خرید بقالی گرفته تا برنامه‌ریزی برای مراسم عروسی، برای تمام این کارها می‌توانید یک چک لیست ساده از فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، تهیه کنید تا چیزی را از قلم نیندازید.
 

بوردهای کانبان: این بوردها که جذاب بوده و استفاده از آنها آسان است، هنوز هم ساده اما موثر و کارآمد هستند. تغییر یک وظیفه از حالت «در حال پردازش» به «انجام شده»، همانقدر لذت بخش است که آن را از فهرست کارهایتان حذف کنید.
 

تقویم: اگر یک روز یادآوری درباره کاری نداشته باشید که هفته قبل فراموش کرده‌اید، چه می‌شود؟ اضافه کردن یادآوری به تقویت‌تان کمک می‌کند وقت خود را مدیریت کنید.
 

نرم افزار: فرقی نمی‌کند از نرم افزار ابری استفاده می‌کنید یا نصبی، وقت بگذارید و کارهایتان را تنظیم کنید؛ در نتیجه منابع عالی، یادآور و گزارش پاداش می‌گیرید.

جمع‌بندی

نرم افزار CRM با اولویت‌بندی وظایف، هشدارهای به موقع و رابط بصری جذابی که دارد، مدیریت وظایف و فعالیت های سازمانی را به کاری لذت‌بخش تبدیل کرده است. اگر می‌خواهید بازدۀ شرکت خود را افزایش دهید، در زمان صرفه‌جویی کنید و در نتیجه سود بیشتری دریافت کنید، استفاده از این نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت‌های سازمانی، بهترین پیشنهاد ممکن برای شماست.
 

منابع:

• مدیریت وظایف چیست؟
• مدیریت وظایف برای تیم‌ها
• راهنمای جامع مدیریت وظایف

×