تکنیک های نوشتن ایمیل های فروش (با مثال های کامل)

در مقاله ۱۱ از درسنامه تکنیک های فروش، با تکنیک های نوشتن ایمیل فروش آشنا می‌شوید. دانستن اصول نوشتن ایمیل فروش به افزایش فروش شما کمک می‌کند.

«باز کنم یا نه؟» سوالی که هر بار با دیدن ایمیل‌های جدید در صندوق ایمیل به ذهنمان خطور می‌کند. اگر آن شخصی که این سوال را از خودش می‌پرسد، یکی از مشتری‌های بالقوه‌تان باشد، جواب سؤال بالا مستقیما روی چک حقوق ماهیانه‌تان تأثیر می‌گذارد. پس طبیعتاً می‌خواهید جواب آن «باز کردن» باشد. بعد از باز کردن ایمیل هم به مسئله‌ی بعدی می‌رسیم: اینکه گیرنده ایمیل نمی‌داند «جواب ایمیل را بدهد یا نه». جواب این سؤال هم روی حقوقتان تأثیرگذار است. پس می‌خواهید جواب این سؤال هم مثبت باشد.

اما چه کار کنیم که گیرنده، ایمیل فروش را باز کرده و جواب بدهد؟ بیایید تا مراحل نگارش، تکنیک های نوشتن ایمیل فروش و ارسال ایمیل فروش موثر را با هم مرور کنیم. در این مقاله مراحل نگارش ایمیل فروش عالی، نمونه‌هایی از ایمیل فروش، زمان ارسال ایمیل و استراتژی‌های بهبود نرخ پاسخ گیری را برایتان گردآوری کرده‌ایم. پس با ما همراه باشید.

تکنیک های نوشتن ایمیل فروش

1. موضوع مناسبی را در بخش subject ایمیل بنویسید.
2. با انرژی شروع کنید.
3. متن مفیدی بنویسید.
4. فراخوان عمل (CTA) را در نسخه‌ی نهایی درج کنید.
5. امضای حرفه‌ای بزنید.

حالا بیایید هر ۵ مؤلفه را با هم بررسی کنیم. 

• در قسمت subject ایمیل موضوع مناسبی بنویسید.

این قسمت را کوتاه و وسوسه کننده بنویسید. یادتان باشد هدف از subject ایمیل تحریک خواننده برای باز کردن ایمیل است. نمایندگان فروش از این عبارات استفاده می‌کنند:

• آقای … پیشنهاد کرد با شما تماس بگیرم
• ایده‌هایی برای (چیزی که برای خواننده مفید است را درج کنید)
• سوالاتی درباره‌ی (همایشی جدید و جذاب)
• سوالاتی در خصوص (اهداف خواننده را درج کنید)
•  نظراتی در خصوص …
• آیا به … فکر کرده‌اید.

یادتان نرود که حتماً از کلمات تبلیغاتی مانند اینها پرهیز کنید:

• نهایی
• یادآوری
• فروش
• خاص
• وسوسه انگیز/ هیجان انگیر
• حراج/ تخفیف
• رایگان
• اهدایی
• راه حل
• پیشرفت/ پیشرفته‌ترین

راهنمایی: برای نوشتن subject ایمیل از روش تست A/B استفاده کنید:

زیر مجموعه‌ای از لیست مشتریان بالقوه انتخاب کنید؛ حدود ۵۰ الی ۱۰۰ نفر تا بتوانید آمار درستی بگیرید. سپس این لیست را به دو قسمت تقسیم کنید و برای هر گروه یک ایمیل (متن کاملاً مشابه) را با subject متفاوت ارسال کنید. بعد از جمع‌آوری نتایج، می‌توانید subject ای که بیشترین نرخ باز شدن را دارد پیدا کنید و از همان برای ارسال سایر ایمیل‌ها استفاده کنید.

نکته: نرخ باز شدن ایمیل باید حداقل ۳۰ الی ۵۰ درصد باشد.

• با انرژی شروع کنید.

وقتی می‌خواهید حرفتان را شروع کنید اصلاً از عبارت: «سلام. اسم من … است.» استفاده نکنید. به جای این کار از عبارتی تأثیرگذارتر برای شروع مکالمه با خواننده‌ی ایمیل استفاده کنید. نمایندگان فروش از این عبارات استفاده می‌کنند:

• متوجه شدم که شما …
• (اسم دوستی مشترک) گفت که …
• متوجه شدم که ما هر دو …
• پستی که در … به اشتراک گذاشتید را خیلی پسندیدم
• برای … تبریک می‌گویم

• متن اصلی

متن ایمیل باید ارزش‌هایتان را بیان کند و ارتباط کسب‌وکار با مشتریان بالقوه را به‌ خوبی نشان دهد. از عبارات کلی مانند «ما به شرکت‌های بازاریابی کمک می‌کنیم تا نرخ تولید سرنخ را ۴۰۰% افزایش داده و نرخ بازده سرمایه‌گذاری‌شان را به مشتریان اثبات کنند» استفاده نکنید. سوالاتی بپرسید که در راستای اهداف مشتری بالقوه (که قبلاً از طریق تحقیق پیدا کرده‌اید)، باشد. مثال:

• آیا دوست دارید استراتژی‌هایتان را بهبود ببخشید (اگر دوست دارید چطور)؟
• آیا … در حال حاضر برایتان اولویت دارد؟
• آیا تنها کار می‌کنید؟
• همیشه همین‌طور بوده‌اید؟
• اگر جای من بودید چه کار می‌کردید.
• ایده‌تان چیست؟

• پایان‌بندی ایمیل

پایان‌بندی قوی ایمیل، مسیر عمل کردن را برای گیرنده واضح می‌کند. سعی کنید با یکی از سؤالات زیر ایمیلتان را تمام کنید تا پاسخ قطعی بگیرید:

• آیا زمان دارید تا با هم صحبت کنیم؟
• اگر در خصوص این پیشنهاد صحبتی دارید خوشحال می‌شوم بشنوم.
• اگر دوست دارید برایم بنویسید که چه کاری برای قدم بعدی خوب است.
• آیا فردا ده دقیقه وقت دارید تا با هم صحبت کنیم؟
• منطقی است که با هم در این مورد صحبت کنیم؟ اگر نه، چه کسی را می‌شناسید که بهترین گزینه برای صحبت کردن باشد؟
• آیا سوالی دارید که بتوانم جواب بدم و موضوع را شفاف‌سازی کنم؟
• آیا ۳۰ دقیقه فرصت دارید (روز و ساعت خاصی را قید کنید) تا صحبت کنیم؟
• آیا (هدف مشتری را ذکر کنید) در حال حاضر برایتان اولویت دارد؟ آیا در آینده اولویت پیدا می‌کند؟
• اگر علاقه ندارید، آیا اجازه دارم تا این پرونده را ببندم؟

• امضا

امضا و توضیحات کنار آن نه باید حواس مشتری را پرت کند و نه کلیشه‌ای باشد. از این نکات در نوشتن توضیحات اسمی و شعار تجاری استفاده کنید.

• کوتاه، ساده، حرفه‌ای و مرتبط بنویسید.
• شماره تلفنتان را قید کنید تا بتوانند با شما در تماس باشند.
• لینکی قرار دهید (مانند لینک پروفایلتان در لینکدین، فیس‌بوک و غیره) تا گیرنده بتواند با شما تماس بگیرد.
• به هیچ وجه از عکس و نقل قول استفاده نکنید.

نمونه‌های ایمیل فروش

نمونه ایمیل‌های فروش که در زیر مشاهده می‌کنید بر اساس تجربیات موفق تیم فروش گردآوری و ترجمه شده‌اند.

چه زمانی ایمیل فروش ارسال کنیم؟

شرکت HubSpot مطالعه‌ای ده ماهه (بر اساس بیش از ۲۰ میلیون ایمیل ارسال شده) ترتیب داد تا تأثیر زمان ارسال ایمیل بر نرخ باز کردن ایمیل گیرنده‌ها را بررسی کند. در این تحقیق از تعداد ایمیل‌های باز شده در روز، برای تعیین بهترین روز ارسال ایمیل استفاده شد.

نتایج نشان داد که روز سه‌شنبه (دومین روز کاری هفته در کشورهای اروپایی و آمریکایی) بهترین روز کاری برای ارسال ایمیل است و ایمیل‌های ارسالی در این روز به طور میانگین ۲۰% بیشتر از روزهای دیگر باز شدند. نرخ باز شدن ایمیل فروش در روزهای دوشنبه و چهارشنبه هم ۱۸% بیشتر بود.

در خصوص ساعت هم مشخص شد ساعت ۱۱ صبح، بهترین زمان بوده و بالاترین میزان باز شدن ایمیل را به دنبال دارد. جدا از آخر هفته‌ها (شنبه و یکشنبه)، نرخ باز شدن ایمیل‌ های فروش در روزهای کاری، قبل و بعد از ساعات ۱۰ الی ۱۲ ظهر کاهش چشم‌گیری دارد.

استراتژی‌ پیگیری ایمیل فروش

ایمیل را که فرستادید، فکر می‌کنید که قسمت سخت ماجرا تمام شد، این‌طور نیست؟ جالب است بدانید ۸۰% از ایمیل‌های فروش، پیش از اینکه مشتری بله بگوید، به ۳ مرحله پیگیری سریع نیاز دارند. پس اگر می‌دانید که مشتری ایمیل را گرفته و باز کرده، اما جواب نمی‌دهد چه کار باید بکنید؟ چگونه اعتماد مشتری را جلب کنیم؟ بر این اساس یک استراتژی ۳ مرحله‌ای برای شما آماده کرده‌ایم که مراحل پیگیری و ارتباط با مشتری را پس از ارسال اولین ایمیل، توضیح دهیم:

۱. میزان ارتباط را اندازه‌گیری کنید، سریع تماس بگیرید، بروید سر اصل مطلب.

می‌توانید میزان علاقه‌مندی مشتری را بر اساس نرخ ارتباطش با ایمیل‌های فروش ارسالی، تعداد دفعاتی که ایمیل را باز کرده و یا بر روی لینک‌های موجود در آن کلیک کرده است، اندازه‌گیری کنید. هرچه مشتری بالقوه علاقه‌ی بیشتری از خودش نشان دهد، بیشتر احتمال دارد که بتوانید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. می‌توانید از نرم‌افزارهای فروش هم برای اندازه‌گیری میزان ارتباط و شخصی‌سازی ایمیل‌ها و گزارش‌هایتان استفاده کنید. وقتی فهمیدید که مخاطب با ایمیلی که ارسال کرده‌اید به موضوع علاقه‌مند شده است، می‌توانید با او تماس بگیرید. از این مثال درس بگیرید تا بتوانید فرایند فروش را ادامه دهید:

نکته‌ای از زبان حرفه‌ای‌ها: سریع زنگ بزنید و بروید سر اصل مطلب

نماینده‌ی فروش: سلام آقای کمالی، جعفری هستم از شرکت … زمان بدی که تماس نگرفتم؟

مشتری بالقوه: سلام جناب جعفری، همین الان داشتم ایمیلی که فرستاده بودی را بررسی می‌کردم. خیلی به موقع زنگ زدی.

نماینده‌ی فروش: خیلی خوب شد. می‌روم سر اصل مطلب. متوجه شدم لینک اطلاعاتی‌ای که برایت فرستادم را بررسی کردی. می‌خواستم اگر سوالی داری با هم صحبت کنیم. و یا اگر اطلاعات بیشتری لازم داری خوشحال می‌شوم در اختیارت قرار دهم.

با استفاده از نرم‌افزار CRM دیدار، نظم و سرعت در پیگیری‌ها، فروش بیشتر و مدیریت مشتریان بالقوه را به خودتان هدیه بدهید.

نرم افزار CRM دیدار می‌تواند فروش شما را تا ۳۰۰ درصد افزایش دهد. کافی است شما هم مانند هزاران کاربر دیگر، ۱۵ روز به طور کاملا رایگان از امکانات دیدار استفاده کرده و اثرات فوق‌العاده آن را در رونق کسب‌وکارتان مشاهده کنید.

از همین امروز من هم پانزده روز رایگان امتحان می‌کنم

۲. موقعیت‌های جذاب را سریعاً پیگیری کنید.

به جای آنکه به صورت تصادفی مشتریان را پیگیری کنید، از همایش‌ها، موقعیت‌ها و تاریخ‌های جذب‌کننده برای شخصی‌سازی ایمیل‌های فروش و ارسال آن‌ها به گیرنده‌هایی که بیشتر احتمال دارد پاسخ بدهند، استفاده کنید.

همایش‌های معرفی محصول، تعطیلات، تاریخ تولد، موقعیت‌های پیشرفت شغلی و شخصی مناسب‌ترین‌ها هستند. می‌توانید از ابزارهای متفاوتی مانند Google Alerts و یا LinkedIn استفاده کنید تا بتوانید موقعیت‌های مهمی زندگی شخصی و حرفه‌ای افراد را شناسایی کنید. گوگل آلرت می‌تواند تمام موقعیت‌هایی مرتبط با مشتری خاص، شرکت، محصول و یا انتشار خبری خاص روی وب را به شما اطلاع دهد. می‌توانید از ابزار Mentioned in the News در لینکدین برای پیدا کردن گروه‌های مرتبط با مشتری بالقوه (یا شرکت و صنعتشان) و اطلاعات مرتبط استفاده کنید.

۳. تا زمانی که مشتری بالقوه آماده‌ی صحبت باشد، به فواصل زمانی مشخص برای پیگیری پایبند باشید.

گاهی ممکن است در مواقع نامناسب به سراغ مشتری بالقوه بروید. شاید در دوران استراحت و یا در زمانی که روی امور دیگر متمرکز هستند، دوست نداشته باشند که ایمیل شما را باز و برای خرید اقدام کنند. چنین مواردی را به عنوان شکست کامل در نظر نگیرید. این موقعیت‌های خاص می‌توانند ارزش‌هایتان را اثبات کنند.

چند مثال در خصوص اثبات ارزش‌ها به مشتری بالقوه:

• شرکت، محصول، محتوای تولیدی مشتری بالقوه را در شبکه‌های اجتماعی خودتان به اشتراک بگذارید.
• در مقالات و پست‌هایی که به اشتراک می‌گذارید از آن‌ها نام ببرید و نام کاربری‌شان را تگ کنید.
• مقالات، توصیه‌ها و کتاب‌های مناسب را که فکر می‌کنید می‌تواند در حل مشکلات کمک‌کننده باشند، به اشتراک بگذارید.
• آن‌ها را به انسان‌های ارزشمند دیگر (مانند رهبر و مدیر بزرگی در صنعت و یا کاندیدای مناسبی برای موقعیت شغلی جدیدشان) معرفی کنید.
• در خصوص محصول و محتوای تولیدی آن‌ها بازخوردهای مفید و ریزبینانه ارائه دهید.

نتیجه‌گیری

حالا که همه‌ی نکات ضروری در ارسال ایمیل فروش را رعایت کرده‌اید، مطمئن باشید که مشتری بالقوه ایمیلتان را باز می‌کند و جواب می‌دهد. مراحل نگارش ایمیل فروش را به دقت رعایت کنید تا نرخ جواب گیری بالاتری داشته باشید (چرا که این نرخ مستقیماً با مکالمات، فروش و حقوق دریافتی‌تان مرتبط است). با یادگیری تکنیک های نوشتن ایمیل فروش، به عبارتی نوشتن ایمیل موثر و ارسال به موقع آن، استفاده از تاکتیک‌های مؤثری برای جواب گیری از مشتری و شناخت نحوه‌ی پیگیری ایمیل فروش، می‌توانید نرخ پاسخ و مکالمات را بالاتر ببرید. پس از اطلاعات و نمونه‌های ارائه شده در این مقاله به نفع خودتان استفاده کنید.