ایونت مارکتینگ چیست؟ بهترین ابزارهای ایونت مارکتینگ و مدیریت برگزاری رویدادها

به عنوان مدیر کسب‌وکار یا مدیر واحد بازاریابی قطعا به دنبال راه‌های دسترسی به مشتریان بالقوه هستید. ایونت مارکتینگ یکی از بهترین روش های بازاریابی است. برای اجرای ایونت مارکتینگ یا همان بازاریابی رویداد به ابزارهایی تخصصی نیاز خواهید داشت. به همین دلیل در بخش 13 درسنامه بهترین نرم افزارهای بازاریابی و فروش به سراغ معرفی بهترین ابزارهای ایونت مارکتینگ می‌رویم.
 

به‌کارگیری روش‌های مختلف بازاریابی، لازمه‌ی رشد و توسعه هر کسب‌وکاری است. روش‌های زیادی برای برقراری ارتباط با مشتریان (فعلی و بالقوه) و جلب اعتماد آن‌ها وجود دارد؛ یکی از مؤثرترین این روش‌ها، بازاریابی رویدادی یا ایونت مارکتینگ (Event Marketing) است. بازاریابی رویداد با اهداف آگاهی از برند، افزایش فروش و جذب مشتریان بالقوه در رویدادهای خاص انجام می‌شود.
اما پیش از هر کار دیگری لازم است بدانیم ایونت مارکتینگ چیست؟!
 

ایونت مارکتینگ چیست؟

به فرآیند ایجاد یک نمایشگاه برای نمایش یا ارائه‌ی محصولات و خدمات شرکت‌ها، ایونت مارکتینگ (Event Marketing) می‌گویند. از بازاریابی رویداد برای تعامل حضوری با مصرف‌کنندگان استفاده می‌شود. به‌علاوه برخی از رویدادها هم به‌صورت آنلاین برگزارشده و شرکت‌ها می‌توانند به‌عنوان میزبان، شرکت‌کننده یا حامی مالی در آن‌ها حضور یابند.
 

بازاریابی رویداد باعث ایجاد روابط عمیق‌تر با مشتریان می‌شود. اما در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی و اجرای ایونت مارکتینگ، یکی از سخت‌ترین و پیچیده‌ترین کارهایی است که با آن‌ها مواجه خواهید شد. برنامه‌ریزی‌هایی برای انتخاب مکان برگزاری، بررسی تداخل‌ها، صورت‌حساب‌ها، تهیه غذا، نوشیدنی، تجهیزات، حضور کارکنان، گزارش دهی، نقشه ساختمان، تقسیم وظایف، بودجه، شرکت‌کنندگان، غرفه‌ها، ثبت‌نام و غیره کاری زمان‌بر است.
 

انواع ایونت مارکتینگ

انواع مختلف رویدادها وجود دارد که کسب‌وکارها می‌توانند برگزار کنند. در اینجا به برخی از رایج‌ترین آنها اشاره می‌کنیم.
 

کنفرانس

اکثر کنفرانس‌های به بودجه بالایی نیاز دارند، اما با توجه به اینکه افراد زیادی تمایل دارند در کنفرانس‌ها شرکت کنند تا مهارت‌ها و اطلاعات‌شان را ارتقا دهند، سود خوبی برایتان خواهد داشت.
 

سمینار و ورکشاپ

اگر کسب‌وکار شما در یک موضوع خاص تخصص دارد، سمیناری را برگزار کنید که درباره این موضوعات به طور دقیق‌تر بحث کند.
 

نمایشگاه تجاری

نماشگاه تجاری، گردهمایی بزرگی از متخصصان یک صنعت است که می‌توانند در آن شرکت کنند و محصول و برندشان را معرفی کنند.
 

فستیوال

می‌توانید فستیوال‌هایی برگزار کنید که تجربه لذت بخشی را برای مخاطبان و بازار هدف ایجاد کنند. برگزاری فستیوال کمک می‌کند آگاهی از برند را افزایش داده و سود خوبی کسب کنید.
 

وبینار

وبینارها، سمینارهای آنلاینی هستند که می‌توانید از دفتر کارتان آنها را برگزار کنید و با افراد مختلف در سراسر دنیا تماس داشته باشید. وبینارهای خیلی سودمند هستند، چرا که به بودجه بالایی نیاز ندارند و بازده خوبی دارند.

استراتژی‌های ایونت مارکتینگ

در اینجا به سه استراتژی مهم ایونت مارکتینگ اشاره می‌کنیم.
 

برندینگ و آگاهی از برند

یکی از بزرگترین دلایل شرکت‌ها برای حضور یا برگزاری ایونت مارکتینگ، تثبیت برندشان است. با افزایش رقابت در هر صنعتی، خیلی مهم است که بتوانید خودتان را از بقیه متمایز کنید.
 

شاید بخواهید در ایونت‌های خاصی شرکت کنید تا با برند میزبان همکاری داشته باشید و به مخاطبان هدف بیشتری دسترسی پیدا کنید و شخصیت برندتان را نشان دهید.
 

وقتی تصمیم گرفتید در چه ایونتی شرکت کنید، ابتدا به مشتریان خود فکر کنید و اینکه دوست دارند در چه نوع ایونتی شرکت کنند. شما هم باید منابع خود را آنجا متمرکز کنید.
 

مشارکت مشتری

ایونت‌ها کمک می‌کنند شرکت شما جنبه انسانی پیدا کند و رابطه بهتری با مصرف‌کنندگان برقرار کنید. اگر تجربه منحصربه‌فرد و به یادماندنی برای مشتریان خود رقم بزنید، به احتمال زیاد پیوند عاطفی با برندتان برقرار کرده و تمایل بیشتری پیدا می‌کنند که تجربه خود را با دوستان و آشنایان به اشتراک بگذارند.
با برقراری ارتباط معنادار بین برند و مشتریان، احتمال افزایش حفظ مشتریان و مشتریان وفادار افزایش می‌یابد.
 

تولید سرنخ

ایونت‌های صنایع مختلف، راه خوبی برای ارتباط با مخاطبان هدف، شناخت بهتر نیازهایشان و تسهیل فرآیند تصمیم‌ گیری است.
برای اینکه فرآیند خرید را آسان کنید، به برنامه مشخصی نیاز دارید تا اطلاعات سرنخ‌های باکیفیت را به دست آورید و پس از ایونت آنها را پیگیری کنید.
 

همچنین قبل از ایونت مارکتینگ باید یک مدل امتیازدهی به سرنخ‌ها داشته باشید. این مدل امتیازدهی باید اطلاعات به دست آمده از شرکت‌کنندگان و نقاط تماس آنها در طول رویداد را با هم ترکیب کند تا اطلاعات دقیقی درباره کیفیت سرنخ به دست بدهد.

مراحل برگزاری رویداد

بیایید مراحل انجام ایونت مارکتینگ را با هم بررسی کنیم.
 

1. ارزش منحصربه‌فرد و مخاطب هدف ایونت خود را مشخص کنید

باید ببینید چه چیزی ایونت شما را خاص می‌کند. روی همان مورد تاکید کنید. همچنین باید سطح مخاطبان خود را مشخص کنید. برای مخطبان حرفه‌ای، یک ایونت تخصصی ارائه دهید. برای مخاطبان عادی، رویدادی را برگزار کنید که جذاب باشد.
 

2. اهداف SMART تعیین کنید و بودجه‌ای برای برگزاری رویداد درنظر بگیرید

حالا که مخاطبان خود را می‌شناسید و می‌دانید چه چیزی رویداد شما را خاص می‌کند، باید اهدافی را برای ایونت خود معین کنید. دقت کنید که اهداف شما باید اسمارت باشند. ببینید به چه چیزی می‌خواهید برسید، آنها را بنویسید و اسمارت کنید. سپس برای تمام فعالیت‌های بازاریابی‌تان، بودجه منطقی درنظر بگیرید.
 

3. یک جدول زمانی تهیه کرده و طبق آن پیش بروید

یک جدول زمانی ساختاریافته کمک می‌کند تلاش‌های شما متمرکز باشد و مخاطب هم به برنامه شما عادت کند. همچنین فراموش نکنید که به هر کدام از اعضای تیم، وظایف مشخصی را محول کنید تا مطمئن شوید همه می‌دانند چه نقشی دارند و باید چه کار کنند.
 

4. یک استراتژی بازاریابی چند کاناله ایجاد کنید

برای اینکه تعامل و شفافیت ایونت را افزایش دهید، یک استراتژی تبلیغاتی چند کاناله اجرا کنید. این کار اطمینان می‌دهد مخاطبان شما هر جایی که باشند می‌توانید پیام‌تان را به آنها انتقال دهید. در اینجا باید چابک باشید. عملکرد هر کانال را به دقت بررسی کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
 

5. محتوای مفید و ترغیب کننده تولید کنید

در این مرحله باید مخاطب هدف را با پیام‌های مفید، جذب کرده و متقاعد به خرید کنید. پیام شما باید راهکاری برای مشکل آنها ارائه دهد و نیازشان را برطرف سازد.
 

6. برای نرخ تبدیل بالاتر، از تاکتیک‌های شخصی‌سازی شده استفاده کنید

با وجود انواع پلتفرم‌ها و حواس‌پرتی‌های مختلف، یک رویکرد برای همه جواب نمی‌دهد. چیزی که در این زمان موثر است، استفاده از پیام‌ها و روش‌های شخصی، متناسب با نیازهای هر کدام از کاربران است.
 

7. قبل، در حین و بعد از ایونت، مخاطبان را درگیر کنید

ایجاد همهمه برای ایونت، کاری نیست که فقط یکبار انجام دهید و تمام شود. برای اینکه مخاطب شما را فراموش نکند، باید از قبل برگزاری رویداد شروع کنید و تا بعد از اتمام آن ادامه دهید. مثلا می‌توانید یک برنامه پیگیری ایجاد کرده و محتوای مناسبی را براساس علایق مخاطب ارائه دهید.
 

8. موفقیت رویداد را بسنجید و نتایج آن را آنالیز کنید تا برای بهینه‌سازی در آینده استفاده کنید

با اتمام رویداد، کار شما تمام نمی‌شود. باید داده‌ها را به دست بسنجید و ببینید عملکرد ایونت شما به چه صورتی بوده است. با تحلیل نتایج به دست آمده، می‌توانید رویدادهای آینده را با موفقیت بیشتری برگزار کنید.

بهترین ابزارهای ایونت مارکتینگ

نرم افزار EventPro

نرم افزار EventPro ابزار ایونت مارگتینگ و یک سیستم واحد است که از اجزای مدون و یکپارچه برای مدیریت رویدادها، محل برگزاری و پذیرایی تهیه شده و به‌صورت on-premise یا cloud (ابری) در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

با قابلیت‌هایی مانند ترکیب ماژول‌ها، پایگاه سازمان‌یافته، برنامه‌ریزی همه‌جانبه، بررسی تداخل‌ها و غیره می‌توانید تصمیمات آگاهانه بگیرید و بالاترین نرخ ROI را داشته باشید. به‌علاوه می‌توانید از طریق ترکیب ماژول‌های EventPro و مطابقت آن‌ها با یکدیگر، برنامه‌ی مدیریت رویداد سفارشی متناسب با نیازهای منحصربه‌فرد سازمان خود را ایجاد کنید.

ویژگی‌های EventPro

• مدیریت زمان‌بندی و مکان
• بررسی ناسازگاری‌های CRM
• بررسی صورتحساب‌ها و پرداخت‌ها
• مدیریت کارکنان، تجهیزات و وظایف
• گزارش‌‌نویسی
• یکپارچه‌سازی بودجه
• داشبورد
• ابزارهای KPI
• سازمان‌دهی شرکت‌کنندگان و مدیریت غرفه‌ها
• مدیریت پذیرایی
• ثبت‌نام، پرداخت و رزرو آنلاین
• انعطاف‌پذیری و کاربری آسان

رابط کاربری Eventpro

نرم افزار ایونت مارکتینگ Cvent

Cvent یک نرم افزار ابری ایونت مارکتینگ است. این برنامه تمام ابزارهای موردنیاز مشاغل (در هر اندازه‌ای) را فراهم می‌کند. Cvent بهترین فناوری ساده‌سازی مدیریت مراحل حیاتی رویداد را ارائه می‌دهد. فرقی ندارد که در تدارک رویداد حضوری باشید یا مجازی؛ با استفاده از Cvent پلتفرمی برای پیدا کردن تأمین‌کنندگان، تعامل با مخاطبان، به حداکثر رساندن سود اسپانسر و ذخیره‌ی اطلاعات مهم رویداد را در اختیار دارید.

ویژگی‌های Cvent

• مناسب برای همه‌ی مشاغل و سازمان‌ها (مانند شرکت‌های بزرگ، انجمن‌ها، مؤسسات آموزشی و دولتی)
• ثبت رویداد و گزارش‌نویسی
• رابط کاربری قوی
• مدیریت فرایند پرداخت
• مدیریت بودجه
• بازاریابی رویدادها با قابلیت ارسال ایمیل
• پشتیبانی قوی
• ایجاد تقویم برای نمایش رویدادها
• مدیریت عضویت و گردش کار
• قابلیت پرداخت با تلفن همراه و سازگار با PCI سطح 1

رابط کاربری Cvent

ابزار ایونت مارکتینگ Splash

Splash یکی دیگر از نرم افزارهای جامع ایونت مارکتینگ است که ابزارهای بازاریابی و گردش کار را ارائه می‌دهد. این برنامه امکان ایجاد وب‌سایت‌های رویدادی را با لوگو، رنگ و طرح دلخواهتان فراهم می‌کند.

Splash به شما کمک می‌کند تا به مجموعه‌ای از ابزارها دسترسی پیدا کرده و داده‌های مخاطبانتان را جمع‌آوری کنید. درنتیجه می‌توانید بازار هدف‌ پیدا کرده و کمپین‌های بازاریابی هدفمندی ایجاد کنید. بازاریابی مناسب، ایجاد تجربه‌های جذاب، ساده‌سازی و بهینه‌سازی مراحل، پیگیری و گزارش یکپارچه از داده‌ها تنها بخشی از قابلیت‌های این نرم‌افزار است. به‌طور خلاصه، Splash بازاریابی حضوری را کارآمد کرده و عملکرد رویدادها را هدایت می‌کند.

برخی از ویژگی‌های Splsh

• دارای همه ابزارهای لازم برای بازاریابی رویداد
• مدیریت گردش کار رویداد
• سازگاری API
• قابلیت همگام‌سازی بالا
• قابلیت تجزیه‌وتحلیل داده‌ها
• خدمات سلف‌سرویس
• اتوماسیون بازاریابی رویدادها

رابط کاربری Splash

نرم افزار ایونت مارکتینگ EventFarm

Event Farm نرم افزار end-to-end است که ابزارهای تبلیغ، تعامل و درک مخاطبان هدف (مانند دعوت افراد، ثبت‌نام در همایش، ورود به سیستم و فعال‌سازی رویداد) را ارائه می‌دهد. همچنین این ابزار امکاناتی مانند ارائه‌ی وب‌سایت، بخش‌بندی لیست مهمان‌ها و یا ارسال ایمیل‌های شخصی‌سازی‌شده را برای کاربران فراهم می‌کند.

ویژگی‌های EventFarm

• مدون و یکپارچه
• قالب‌های متنوع با قابلیت سفارشی‌سازی قالب‌ها
• قابلیت همگام‌سازی با Slack و SurveyMonkey و حتی Salesforce

رابط کاربری Event Farm

Canva

قابلیت‌های درونی Canva از جمله طراحی با تنها کشیدن و رها کردن قالب‌ها، هر برگزارکننده رویدادی را به یک طراح حرفه‌ای تبدیل می‌کند. هزاران الگوی پیش ساخته به طراحان مبتدی این امکان را می‌دهد که بنرهای تبلیغاتی حرفه‌ای برای رسانه‌های اجتماعی، آگهی‌ها و پوسترهای رویدادها، برنامه‌های موبایل و انواع دیگر بنرها را ایجاد کند.
اگر چه Canva مستقیما در مدیریت رویداد دخالت ندارد اما جز آن دسته از ابزارهایی است که در برنامه ریزی رویدادهای مارکتینگ به شما کمک خواهد کرد.

با حدود 10 دلار در ماه، می‌توانید اکانت Pro Canva تهیه کنید که به شما امکان می‌دهد:

• به میلیون ها عکس، فایل صوتی و ویدیو دسترسی داشته باشید.
• کیت برند خود شامل عناصر مختلف برند از جمله رنگ‌ها، لوگو و فونت‌ها را آپلود کنید.
• اعضای تیم خود را برای همکاری دعوت کنید.
• از ویژگی‌های طراحی ممتاز مانند قالب ها، انیمیشن، حذف پس زمینه و موارد دیگر استفاده کنید.
• فایل‌های زیادی را روی فضای ابری ذخیره نمایید.

لایو (پخش زنده) اینستاگرام

آیا تا به حال به استفاده از لایوهای اینستاگرام برای تبلیغ رویداد خود فکر کرده‌اید؟ این روش یک ابزار رایگان و آسان برای تبلیغ جریان‌های رویدادهایتان است. از مزایای برقراری ارتباط با مخاطبان در شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید. می‌توانید با پیش‌نمایش‌هایی از رویداد، مانند اعلام ردیف سخنرانان، جلسات، فعالیت‌ها و موارد دیگر، مخاطبان خود را به رویداد مورد نظرتان جذب کنید.
 

ایونت مارکتینگ مناسب چه کسانی است؟

ایونت مارکتینگ برای کسب‌وکارها و سازمان‌هایی مناسب است که به دنبال برقراری روابط قوی با مخاطبان هدف‌شان هستند. این کسب‌وکارها از طریق خلق تجربیات جذاب، می‌خواهند آگاهی از برند را افزایش داده، سرنخ‌های بیشتری تولید کنند، وفاداری مشتریان را بالا برده و تاثیر برند به یادماندنی ایجاد کنند. به همین دلیل، رویدادهایی مثل کنفرانس، نمایشگاه تجاری و ورکشاپ برگزار می‌کنند.

نتیجه‌گیری

استفاده از ابزار مناسب برای ایونت مارکتینگ، فرایند برنامه‌ریزی و اجرای همایش‌ها را ساده‌سازی می‌کند. به‌علاوه با استفاده از این ابزارها راحت‌تر می‌توانید فرایند ثبت‌نام و حضور افراد را برنامه‌ریزی کنید، درنتیجه مخاطبان بیشتری در همایش شما حضور پیدا می‌کنند. آیا تابه‌حال از ابزارهای ایونت مارکتینگ استفاده کرده‌اید؟ اگر تجربه‌ای دارید، خوشحال می‌شویم آن را با خوانندگان دیدار هم در میان بگذارید.
 

منابع:

• نرم افزار Event Farm
• نرم افزار EventPro

×