گزارشات CRM، هفت گزارش ضروری CRM که هر کسب کاری باید داشته باشد

قابلیت گزارش دهی یکی از ارزشمندترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است که نمای کلی از عملکرد تجاری را ارائه می‌دهد. گزارش های CRM به اشکال مختلف ارائه می‌شود و توسط همه ذینفعان (تیم فروش، بازاریابی، سرمایه گذاران و غیره) استفاده می‌شود.
 

گزارشات نرم افزار CRM به مشاغل کمک می‌کند تا پیشرفت خود را در جهت اهداف خود پیگیری کنند، مشکلات را سریع تشخیص دهند، کارآمدتر عمل کنند و هوشمندانه بفروشند. گزارش کاریز فروش، عملکرد فروش، پیش‌بینی فروش، فعالیت‌ها، گزارش پرونده‌ها و گزارش‌های سودآوری مهم‌ترین موارد هستند.

بیایید دقیق‌تر بررسی کنیم.

انواع گزارش های نرم افزار CRM

1. گزارش کاریز در CRM

گزارشات کاریز یک نمای بصری از نحوه پیشرفت ارائه می‌دهد. می‌توانید ارزش و وضعیت همه معاملات را در هر مرحله از چرخه فروش پیگیری کنید.
 

این نوع گزارش CRM به شما کمک می‌کند تعیین کنید که آیا توزیع معاملات شما در راستای اهداف فروش شما است یا خیر. گزارشات کاریز CRM مناطق مشکل دار احتمالی را مشخص می‌کند تا تیم شما بتواند توجه خود را بر بهبود کمپین متمرکز کند.

مثلا:

گزارش قیف فروش: تجزیه و تحلیل سرنخ و قسمت‌های معامله شما را نشان می‌دهد که چگونه فروش شما به سمت اهداف شما پیش می‌رود.

گزارش توسعه کاریز: به شما این امکان را می‌دهد که ببینید کاریز شما چگونه در بازه‌های زمانی مختلف پیشرفت می‌کند و چه فرصت‌هایی هنوز در پیش روی شماست.

توزیع مرحله‌ای گزارش CRM: مرحله کاریز معاملات فعال شما را نشان می‌دهد. همچنین درصد معاملات فعال را در مقابل کل معاملات به شما می‌گوید.

2. گزارش عملکرد فروش

گزارش عملکرد فروش با CRM به شما می‌گوید که کارشناسان فروش شما از نظر بسته شدن تعداد معاملات چقدر خوب عمل می‌کنند. آن‌ها همچنین برآورد ارزش واقعی و مورد انتظار معاملات کاریز شما را ارائه می‌دهند. جزئیات همه فرصت‌های خود را در مدت زمان معینی مشاهده خواهید کرد.
 

در اختیار داشتن داده‌های عملکرد تیم‌هایی که معاملات با پتانسیل درآمد بالاتری دارند، آگاه می‌کند؛ بنابراین آن‌ها می‌توانند زمان و منابع بیشتری را برای این فرصت‌ها اختصاص دهند.

3. گزارش پیش‌بینی فروش

گزارشات CRM در این نوع گزارش، میزان درآمد پیش بینی شده را در یک بازه زمانی مشخص نشان می‌دهد و بر اساس داده‌هایی که در مورد سرنخ‌ها و روندهای فروش دارید تهیه می‌شود. همچنین به کارشناسان فروش می‌گوید که آیا می‌توانند با میزان تلاش‌ها و فعالیت‌های فعلی خود به هدف فروش برسند یا نه.
 

پیش بینی فروش بسیار مهم است زیرا به تعیین میزان درآمد یک شرکت در مدت زمان مشخص کمک می‌کند. این گزارش‌ها همچنین به مشاغل می‌گویند که آیا می‌توانند از پس سرمایه گذاری و بازپرداخت وام برآیند. درک نتایج بالقوه تلاش‌های فعلی تیم شما به شما در کاهش خطرات آینده کمک می‌کند.

4. گزارش فعالیت فروش

گزارش فعالیت‌های فروش را می‌توان یک نمونه گزارشات CRM نامید که تماس‌های تلفنی، قرار ملاقات‌ها، ایمیل‌ها و سایر فعالیت‌هایی را که کارشناسان فروش در مدت زمان معین انجام داده‌اند، ردیابی می‌کند. همچنین فعالیت‌های برنامه ریزی شده برای هفته‌های آینده را به شما نشان می‌دهد.
 

این گزارش به مدیران فروش نشان می‌دهد که آیا فعالیت‌های روزانه شما به شما در رسیدن به اهداف فروش کمک می‌کند یا خیر و کدام فعالیت‌ها ارزش نگه داشتن در برنامه را دارد.

نمونه این گزارش های CRM

نمای کلی از فعالیت: خلاصه‌ای از کلیه فعالیت‌های فروش ثبت شده.

گزارش نتایج بازدید: به شما می‌گوید که میزان فروش چقدر موثر است. می‌توانید از فیلترهایی استفاده کنید که میزان علاقه‌مندی و کیفیت سرنخ‌ها را هم مشخص کند.

5. گزارش تجزیه و تحلیل منبع سرنخ

گزارشات منبع سرنخ به شما می‌گوید که چگونه مشتریان احتمالی شما کسب و کارتان را می‌شناسند و چه چیزی آن‌ها را به محصول یا خدمات شما علاقه مند می‌کند. منابع ممکن است شامل جستجوی Google، کمپین‌های تبلیغاتی، رسانه‌های اجتماعی و ایمیل باشد.
 

این نوع گزارش CRM همچنین به کیفیت و اطلاعات جمعیتی سرنخ‌های شما می‌پردازد تا بتوانید کمپین‌های بازاریابی را که روند فروش را تسریع نمی‌کند حذف کنید.

مثلا

گزارش منبع معامله: این هم یک نمونه از گزارشتان نرم افزار CRM است که به شما نشان می‌دهد سرنخ‌های شما از کجا آمده‌اند و در نتیجه کمک می‌کند، بدانید در کجا باید تلاش‌های بازاریابی و فروش خود را سرمایه گذاری کنید.

گزارش معاملات ورودی: نحوه تأثیر جریان سرنخ بر معاملات کاریز شما در مدت زمان معین را تجزیه و تحلیل می‌کند.

6. گزارش تماس‌های تلفنی

گزارشات تماس یا خلاصه گزارش پرونده، به شما نشان می‌دهد که کیفیت تعاملات مشتری شما چگونه است و چرا مشتریان به دنبال تیم پشتیبانی هستند. همچنین می‌گوید که آیا کارشناسان فروش شما زمان کافی را برای برقراری روابط با مشتریان صرف می‌کنند یا خیر. علاوه بر این گزارش‌های تماس‌ به شما نشان می‌دهند که کارشناسان شما در تبدیل تماس‌های تلفنی به معاملات چقدر مؤثر عمل می‌کنند و آیا شما نیاز به تغییر نحوه ارتباط با مشتریان دارید یا خیر. به این ترتیب گزارش گیری پویا در نرم افزار CRM مدام در جریان خواهد بود.

مثال:

گزارش مدت زمان تماس: میانگین زمانی را که یک نماینده برای یک تماس صرف می‌کند نشان می‌دهد.

گزارش نتایج تماس: کدام تماس‌ها منجر به مکالمه می‎‌شوند و کدام یک بی پاسخ می‌مانند یا به پست صوتی هدایت می‌شوند.

گزارش تعداد تماس‌ها: تعداد تماس‌هایی را که هر نماینده برقرار می‌کند نشان می‌دهد و همچنین چه تعداد نماینده با مشتریان بیشتری تماس می‌گیرد و کدام تماس‌ها را برقرار نمی‌کند.

7. گزارش سودآوری

گزارش سی آر ام در مورد سودآوری نشان می‎‌دهد که کدام مشتریان درآمد بیشتری برایتان ایجاد می‌کنند، به برند شما وفادارتر هستند و بیشترین پتانسیل را دارند که خریداران دائم شوند. همچنین می‌تواند درآمد به دست آمده از منابع یا حساب‎‌های سرنخ‌های مختلف را به شما نشان دهد.
 
این گزارش نشان می‌دهد که کدام نمایندگان در بستن معاملات مؤثرتر هستند. به عبارت دیگر، این نوع گزارش به شما کمک می‌کند تا بهترین مشتریان و نمایندگان خود را شناسایی کنید.

یک گزارش مهم: گزارش فروش از دست رفته

یکی از گزارش‌هایی که ممولا کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، گزارش فروش‌هایی است که موفق نشده‌اند و به نتیجه مطلوب نرسیده است. وقتی فرصت هایی را به کاریز فروش خود اضافه می کنید، انتظار دارید با موفقیت بسته شوند. با این حال، به دلایل متعدد، ممکن است برخی از فرصت‌ها را نیز از دست بدهید. گزارش فروش از دست رفته فهرستی از فرصت‌هایی را که به رقبا از دست داده‌اید نمایش می‌دهد. می‌توانید از این گزارش برای شناسایی دلایل از دست دادن فرصت استفاده کنید و عواملی مانند پیگیری ضعیف، عدم تخصص، تصمیم اشتباه و بودجه ناکافی را تشخیص بدهید. الگوهای رایج را پیدا کنید و استراتژی‌هایی برای بهبود عملکرد خود ابداع کنید.

نحوه استفاده از گزارشات CRM

اکثر نرم افزارهای CRM امکان ایجاد گزارش‌های سفارسی بر اساس اولویت‌های تجاری خاص را فراهم می‌کنند. اما گزارش های  CRM استاندارد عموماً دارای ویژگی‌های زیر است:

گزارشات سی آر ام در حوزه فروش

گزارش عملکرد فروش با CRM نمای کلی از قیف فروش یا کاریز فروش و نحوه عملکرد کسب و کار شما در برابر اهداف شما را نشان می‌دهد. درآمد، اهداف فروش و عملکرد کارشناس فروش جز این دسته است.

گزارشات سی آر ام در حوزه بازاریابی

معیارهای کلیک ایمیل، تبدیل‌ها و منابع اصلی کمپین‌های مختلف بازاریابی را پوشش می‌دهد. می‌توانید از این داده‌ها برای بهبود استراتژی بازاریابی و نرخ تبدیل خود استفاده کنید.

گزارشات سی آر ام در حوزه داده‌های مشتری

ارزیابی پروفایل مشتریان را برای تعیین سودآورترین مشتریان به شما ارائه می‌دهد. این شامل الگوهای خرید، تغییرات جمعی، سودآوری و اطلاعات تماس می‌شود.

بهترین نرم افزارهای CRM قابلیت ایجاد داشبورد و گرداوری گزارشات را فراهم می‌کنند. با این قابلیت می‌توانید به هر کارمند و دپارتمان یک  داشبورد سفارشی اختصاص بدهید تا بر روی گزارش‌های متناسب با نقش خود تمرکز کند.

با این حال اگر با نرم افزار CRM آشنایی کاملی ندارید و دوست دارید اطلاعات کاملتری درباره آن داشته باشید، ما در مقاله « CRM چیست» توضیح کاملی درباره آن داده‌ایم. مطمئن باشید از خواندنش پشیمان نمی‌شوید.

نتیجه‌گیری

سیستم گزارش‌دهی CRM یکی از اصلی‌ترین ویژگی های این نرم افزار است. تقریبا هیچ نرم افزار دیگری نمی‌تواند این قابلیت را به این خوبی در اختیارتان قرار بدهد. می‌توانید از بینش‌هایی که از این گزارش‌ها به دست می‌آورید برای بهبود کمپین‌های فروش و بازاریابی خود و همچنین تصمیم گیری‌های تجاری دقیق‌تر و با پشتوانه داده‌ها استفاده کنید.
 

همانطور که طی مقاله هم توضیح دادیم شما می‌توانید انواع گزارش را از نرم افزار CRM بگیرد و تمامی فعالیت‌های فروش و بازاریابی‌تان را به کمک گزارش‌های CRM پیگیری کنید. در واقع گزارشگیری با CRM نه تنها تحلیل عملکردتان را آسان می‌کند بلکه جایگاهتان در رابطه با مشتری را به خوبی به نمایش می‌گذارد.
آیا تجربه کار با گزارشات CRM را داشته اید؟ نظرتان را با ما در میان بگذارید.
 

×