۱۰ روش کاربردی برای حفظ اطلاعات شخصی مشتریان در هر کسب‌‌وکاری

هم شما و هم تمام کسب‌وکارهای دیگر به اطلاعات مشتری‌ها نیاز دارید. اما چیزی که در این میان باعث می‌شود نسبت به بقیه برتری پیدا کنید نحوه حفظ اطلاعات مشتریان است. اصلا تا به حال این موضوع برای شما اهمیت داشته است؟ چقدر برای حفظ اطلاعات مشتری‌ها احترام قائل هستید؟ چقدر در این زمینه تلاش می‌کنید؟ می‌دانید این کار چه مزایایی برایتان دارد؟ با چه روش‌هایی از اطلاعات مشتری‌ها محافظت می‌کنید؟ در این مقاله می‌خواهیم به این سوال‌ها پاسخ دهیم.

چرا باید اطلاعات مشتری را حفظ کنیم؟

محکم‌ترین دلیلی که باعث می‌شود خودتان را موظف کنید از اطلاعات مشتری‌ها صیانت کنید جلب اعتماد مشتری‌ها است. از طرفی این کار باعث تقویت ارزش برند می‌شود. برندهایی که به حفظ حریم خصوصی افراد احترام می‌گذارند، ارزش تجاری بالایی دارند.

اگر کسب‌وکار شما آنلاین باشد، موضوع حفظ اطلاعات شخصی مشتری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. چرا که امروزه کم‌تر کسی پیدا می‌شود که هیچ اطلاعاتی در دنیای اینترنت از خودش برجای نگذاشته باشد. خیلی از افراد روی این موضوع بسیار حساس هستند و اگر کسب‌وکار شما نشان دهد که حامی اطلاعات کاربران است، احتمالا به زودی شهرت زیادی بدست می‌آورید.

دیگر مزایای حفظ اطلاعات شخصی مشتری:

• با کم کردن احتمال هک شدن یا به سرقت رفتن اطلاعات مشتری، کسب‌وکارتان عمر طولانی‌تری خواهد داشت.
• انجام هر اقدامی برای حفظ اطلاعات مشتری‌ها باعث می‌شود شما به الگوی اخلاقی برای سایر کسب‌وکارها تبدیل شوید.

امنیت اطلاعات مشتریان در سیستم CRM

اطلاعات مشتریان که در سیستم CRM ذخیره می‌شود، مانند اطلاعات جمعیت شناختی، سابقه خرید، آدرس ایمیل، داده‌های فروش و کانال‌های ارتباطی، با چالش‌های امنیتی متعددی مواجه هستند. برای بالا بردن امنیت اطلاعات مشتریان در سیستم CRM باید یک سری اقدامات انجام دهید. بهینه سازی چرخه عمر داده‌های CRM، رمزگذاری اطلاعات حساس در CRM، پشتیبان گیری داده‌ها و استفاده از پسورد قوی از جمله کارهای موثر در بالا بردن امنیت اطلاعات است.

چطور باید اطلاعات مشتری‌ها را حفظ کنیم؟

گفتیم که امروزه همه کسب‌وکارها به اطلاعات مشتری‌ها نیاز دارند. تجزیه و تحلیل اطلاعات مشتری‌ها اساس کار خیلی از شرکت‌هاست و بدون این کار نمی‌توانند دوام بیاورند. اما موضوع مهم این است که شما به عنوان صاحب کسب‌وکار به مشتری‌ها قول بدهید در ازای گرفتن اطلاعاتشان، از این داده‌ها به خوبی محافظت می‌کنید. در این قسمت می‌خواهیم بهترین روش‌هایی که با کمک آنها می‌توانید اطلاعات کاربران را محفوظ نگه دارید صحبت کنیم.

1. همه چیز را شفاف کنید

اعتماد، نقش مهمی در افزایش تمایل مشتری‌ها در به اشتراک گذاشتن‌ اطلاعات خود دارد. طبق مطالعه‌ای که موسسه HBR انجام داده است، شبکه‌های اجتماعی پایین‌ترین رتبه اعتماد را از سوی کاربران دارند. چرا که این شبکه‌ها هیچ وقت به صورت شفاف توضیح نداده‌اند که با اطلاعات کاربران چه کار می‌کنند. بنابراین اولین اقدامی که باید انجام دهید این است که در قسمت سیاست‌های حفظ حریم خصوصی (چه در سایت چه در پلتفرم‌های دیگر) توضیح دهید که دقیقا چطور از اطلاعات شخصی کاربران محافظت می‌کنید. همینطور باید در مورد نحوه نگهداری از اطلاعات شخصی کاربران هم کاملا شفاف‌سازی کنید.

2. نرم‌افزارهایتان را به روزرسانی کنید

خیلی از سازمان‌ها و شرکت‌ها به روزرسانی سیستم‌ها و نرم‌افزارهایشان را مرتبا عقب می‌اندازند. این موضوع می‌تواند ریسک حمله‌های سایبری را بالا ببرد. چرا که هکرها دائما به دنبال پیدا کردن راه‌های جدیدی هستند که بتوانند اطلاعات کاربران را بدزدند. به روزرسانی نرم‌افزارها (هرچند جزئی) باعث بهبود جنبه‌های امنیتی آنها می‌شود. بنابراین اگر متوجه اهمیت حفظ اطلاعات شخصی مشتری شدید، همین الان تمام سیستم‌های خود را به روزرسانی کنید.

3. داده‌های کاربران را رمزگذاری کنید

رمزگذاری کردن داده‌ها ممکن است کار سختی به نظر برسد؛ اما باور کنید که ارزشش را دارد. اگر بتوانید دست کم بعضی از حساس‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات کاربران را رمزگذاری کنید (مثل اطلاعات حساب مشتری‌ها) کار بزرگی کرده‌اید. چرا که حتی اگر هکرها موفق شوند به اطلاعات مشتری‌ها دسترسی پیدا کنند، نمی‌توانند داده‌های رمزگذاری شده را بخوانند.

4. باز هم شفاف سازی

مشتری‌ها دقیقا نمی‌دانند که قرار است با اطلاعات آنها چه کاری انجام دهید. شاید به همین دلیل است که تمایل ندارند اطلاعات‌شان را به شما بدهند. شفاف‌سازی این موضوع برای مشتری‌ها می‌تواند انگیزه آنها را افزایش دهد. شاید حتی کمک کند مشتری‌های وفاداری پیدا کنید.

 
اجازه دهید با یک مثال این قضیه را روشن‌تر کنیم: پیتزا دومینو (یک برند پیتزای معروف در دنیا) در سال 2008 از مشتری‌های خود خواست که با شرکت در یک نظرسنجی بگویند که چه چیزی را در مورد پیتزاهای این برند دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند. سپس نتیجه نظرسنجی از مشتریان را با عموم مردم به اشتراک گذاشت. همین موضوع باعث شد که این برند بتواند قیمت سهام خود را به طور قابل توجهی افزایش دهد.

اگر در مورد نحوه استفاده از داده‌ها با مشتری‌های خود صحبت کنید، آنها می‌توانند چشم‌اندازها و اهداف شما را بهتر بفهمند. مشتری‌ها حاضرند اطلاعاتشان را در اخیتارتان قرار دهند اما فقط به شرطی که برای آنها ارزش‌آفرینی کنید.

5. اطلاعات غیرضروری را ذخیره نکنید

سعی کنید بفهمید که دقیقا به چه اطلاعاتی نیاز دارید. مثلا اگر به اطلاعاتی مثل نام و نام خانوادگی افراد نیاز ندارید، این اطلاعات را ذخیره نکنید. همانطور که در مورد اطلاعات ضروری حساس هستید، در مورد اطلاعات غیرضروری هم حساس باشید. به عنوان یک کسب‌وکار حرفه‌ای باید بتوانید داده‌ها را اولویت‌بندی کنید و رویه‌های امنیتی سخت‌گیرانه برای حفظ اطلاعات شخصی مشتریان داشته باشید.

6. دسترسی به داده‌ها را کاهش دهید

به کارمندان خود توضیح دهید که نمی‌توانند اطلاعات مشتری‌ها را در سیستم‌های مختلف ذخیره کنند، یا به بخش‌های دیگری انتقال دهند. هرچقدر بتوانید میزان دسترسی به داده‌ها را کمتر کنید، سیستم امنیتی شما قوی‌تر می‌‌شود. اگر می‌توانید یک سیستم مشخص برای ذخیره و کار با داده‌ها فراهم کنید. حتی می‌توانید افرادی را برای حفظ اطلاعات مشتریان تعیین کنید.

7. نقاط ضعف خود را پیدا کنید

اگر بتوانید از کارشناسان امنیت کمک بگیرید کار بزرگی کرده‌اید. از افرادی که در زمینه امنیت شبکه تخصص دارند بخواهید که سایت و سیستم‌های شما را از نظر امنیتی بررسی کنند. شما باید اولین نفری باشید که از نقاط ضعف خود مطلع می‌شود. اگر نقاط ضعف خود را پیدا نکنید، دیگران این کار را می‌کنند!

8. برای حملات سایبری آماده باشید

جالب است که ما فقط بلایای طبیعی مثل زلزله، سیل و آتش‌سوزی را به عنوان حوادث غیرمترقبه پیش‌بینی می‌کنیم. در حالی که حملات سایبری هم به اندازه بلایای طبیعی به کسب‌وکارها آسیب می‌زنند. بنابراین وجود تدابیر امنیتی برای جلوگیری از حمله‌های سایبری بسیار مهم است. در همین سال‌های اخیر هکرها به سازمان‌ها و شرکت‌های زیادی آسیب زده‌اند. مثلا حمله سایبری به پمپ بنزین‌ها در سال 1400 را به خاطر بیاورید. این حمله سایبری به مدت 3 روز باعث از کار افتادن پمپ‌ بنزین‌های سراسر کشور شد!

پس سعی کنید با مشورت با افراد متخصص، خودتان را برای حملات هکری و سایبری آماده کنید. مثلا می‌توانید لیستی از اقدامات ضروری برای مواجهه با حمله‌های سایبری آماده کنید.

9. از نرم افزار مناسب برای حفظ اطلاعات مشتریان استفاده کنید

قبل از اینکه برای تکنولوژی‌های امنیتی سرمایه گذاری کنید، بهتر است اول مشخص کنید آیا نرم افزاری دارید که بتوایند در این زمینه هم از آن استفاده کنید یا نه. مثلا نرم افزار CRM یکی از آن ابزارهای چندکاره است که در حفظ اطلاعات شخصی مشتریان هم می‌تواند کمک زیادی به شما بکند.

 
این نرم افزار، اطلاعات مشتریان را در یک محل متمرکز و مشخص نگهداری می‌کند. CRM مانع از این می‌شود که اطلاعات مشتریان در جاهای مختلف نگهداری شود. و می‌توانید مشخص کنید که چه کسی به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.

 
پس بدون اینکه هزینه اضافی برای تهیه تکنولوژی جهت حفظ اطلاعات مشتریان بکنید، با استفاده از نرم افزار CRM که احتمالا در اختیار دارید، می‌توایند این کار مهم را انجام دهید.

10. آموزش، آموزش و باز هم آموزش

درست است که استفاده از ابزارها و فناوری‌های جدید برای حفظ اطلاعات شخصی مشتری بسیار مهم است، اما از آموزش کارمندان خود غافل نشوید. به کارمندان خود یاد دهید که چطور باید در مورد ارسال اطلاعات، تغییر دادن رمز‌ها، ذخیره صحیح اطلاعات مشتری‌ها و موارد مشابه،‌ حساس باشند. بنابراین یک اقدام مهم دیگر این است که بتوانید در زمینه محفوظ نگه داشتن اطلاعات مشتری‌ها در شرکت خود، فرهنگ‌‌سازی کنید.

در آخر

شاید تا حالا به موضوع امنیت اطلاعات شخصی مشتری به طور جدی فکر نکرده بودید. اگر اینطور است توصیه می‌کنیم از همین الات دست به کار شوید. هر اقدامی که فکر می‌کنید برای محفوظ نگه داشتن اطلاعات شخصی مشتری‌ها لازم است انجام دهید. این کار هم به نفع خودتان است و هم مشتری‌ها.

 
شما تا به حال اقداماتی در زمینه حفظ اطلاعات شخصی مشتریان انجام داده‌اید؟ لطفا در قسمت نظرات برای ما بنویسید.

×