چطور جلسات فروش موثری داشته باشیم؟ (زیر ۲۰ دقیقه)

برای ایجاد هماهنگی در تیم فروش و بررسی عملکردها و اهداف تیم چه‌کار می‌کنید؟ هر روز که وارد دفتر می‌شوید و موقع سلام و صبح به خیر همه‌چیز را مرور می‌کنید؟ یا موقع چای خوردن و استراحت تیم؟ نخندید … بیشتر تیم‌های فروش کوچک برنامه‌ای برای جلسه تیمی ندارند.

اگر شما جز این دسته نیستید، احتمالا می‌دانید که جلسات فروش موثر تاثیرات چشمگیری در میزان موفقیت تیم فروش دارند. و همچنین جلسات نامنظم و ضعیف باعث اتلاف وقت و انرژی شما و اعضای تیم‌تان می‌شوند.

 

جلسه فروش موثر چه ویژگی‌هایی دارد؟

جلسات تیم فروش باید کوتاه باشند و دستور کار شما را پوشش دهند. بسیاری از شرکت‌های موفق، ساختار جلسات تیم فروش را طوری طراحی کرده‌اند که در مدت ۲۰ دقیقه تمام شود. راز موفقیت آنها چیست؟

علاوه برا اینکه ساختار جلسات تیم فروش، جلسات روزانه، هفتگی و ماهانه مشخص می‌شود، در طول یک جلسه‌ی فروش داخلی، اعضای تیم فروش به طور منظم در مورد موضوعات زیر صحبت می‌کنند:

• اهداف سازمانی
• معاملات فروش در حال انجام
• اعلامیه‌های شرکت

علاوه بر موضوعات فوق، بهتر است سوال اصلی جلسات فروش این باشد: «چگونه معاملات را در سریع‌ترین حالت ممکن ببندیم و به اهدافمان برسیم؟»

 

جلسات تیمی ایده‌آل دو نقطه تمرکز اصلی دارند:

 

۱. بررسی وضعیت معاملات

برای این کار استفاده از نرم افزار CRM ضروری است. زیرا این سیستم، تمام داده‌های مشتریان و مشخصات مربوط به معامله را از زمان شروع فرآیند فروش، ثبت و ذخیره می‌کند و از این طریق باعث ایجاد سهولت و سرعت در پیگیری وضعیت معاملات و جریان کار می‌شود.

به عنوان مثال، اگر شرکتی در کاریز فروشتان قرار دارد، اول تاریخچه تماس‌های اخیر آنها را در CRM بررسی ‌کنید. در صورتی که اخیرا تماسی با شما نگرفته‌اند، درمورد معامله‌تان صحبت کنید. از تیم بپرسید که به نظرشان چطور باید معامله را به سمت بستن قرارداد سوق بدهید.

 

۲. پیگیری پیشرفت در زمینه‌ی ترویج

فرض کنید هر کارشناس فروش وظیفه دارد که طی یک هفته با ۱۵۰ نفر از طریق ایمیل و یا تلفن تماس بگیرد. بررسی میزان پیشرفت آنها را در ساختار جلسات تیم فروش قرار دهید. بپرسید که در طول هفته چند تماس برقرار کرده‌اند، چند تماس موفق بوده‌ و چه تعدادی نیاز به پیگیری مجدد دارد. سپس داده‌های دریافتی را ثبت و آنها را بررسی کنید.

همچنین از نمایندگان‌ بخواهید میزان پیشرفت دوره‌ای خودشان را بررسی و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند. برای این کار می‌توانید از گزارش‌های CRM یا فایل اکسل استفاده کنید.

باید نحوه برنامه‌ریزی دقیق را به کارمندان فروش یاد بدهید. آن‌ها باید نحوه کار با نرم افزار سی آر ام را به طور کامل بلد باشند و طوری از سیستم استفاده کنند که بیشتر زمان خود را به فروش بپردازند.

 

دستور جلسه‌ی هفتگی تیم فروش

مهمترین چیزی که برای برگزاری یک جلسه موثر نیاز دارید، یک دستور کار آگاهانه و حساب شده است. اما علت آن چیست؟

دستور کار، ضربانِ قلب جلسات شماست. داشتن یک برنامه‌ی مشخص برای جلسات فروش هفتگی و ماهانه، درک عمیق‌تر اطلاعات ارائه شده در جلسه را ممکن می‌کند.

جلسات فروش هفتگی تیم فروش (در بیشتر شرکت‌ها) محلی برای صحبت در مورد معاملات، اهداف و پروژه‌های فعلی فروش هستند. بنابراین، این موارد فوق باید بخش عمده‌ای از دستور کار شما باشند:

• بررسی اعداد هفته‌ی گذشته
• برنامه‌ریزی برای هفته‌ی پیش رو
• پاسخگویی به سوالات نمایندگان فروش
• موارد بحث (تعیین وظایف خاص و غیره).

 

هنگامی که دستور کار خود را مشخص کردید، وقت آن است که یک دعوتنامه برای اعضای تیم‌تان ارسال کرده و آنها را از مکان و زمان جلسه مطلع سازید. همچنین نکات زیر را برای جلسات خود (چند روز قبل از شروع) در نظر بگیرید:

1. یک هدف تعیین کنید
2. دستور کار را با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید
3. قواعد جلسات و انتظارات را مشخص کنید.
4. مکالمه را برای ادامه مسیر تسهیل کنید.
5. قبل از جلسه از نمایندگان بخواهید اطلاعات مربوطه را ارائه دهند.
6. موارد عملی و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید.
7. در هر جلسه زمانی را برای رشد یا آموزش شخصی اعضای تیم اختصاص دهید.
8. ایجاد انگیزه در تیم و فرهنگ سازی.

 

۱. تعیین هدف جلسات تیم فروش

اگر قرار است جلسات تیم فروش را به خوبی پیش ببرید باید دقت داشته باشید که تعیین هدف، در مدت زمان جلسه و کیفیت آن تاثیر گذار است. در واقع با برگزاری جلسات، وقت ارزشمند خود و اعضای تیم‌تان را می‌گیرید. بنابراین کوتاه و مفید بودن آن، نشانه‌ی احترام به همه است.

هدف از جلسات فروش شما چیست؟ ممکن است یکی از موارد زیر باشد:

• سرعت بخشیدن به فعالیت‌ها
• مرور طرح‌های پروژه
• تنظیم و نظارت بر KPI‌ها
• حل مسائل و مقابله با چالش‌ها

حالت ایده آل این است که هر جلسه‌ی تیم فروش فقط یک هدف داشته باشد. اما در کل ۱ الی ۳ هدف خوب است.

 

 

۲. دستور کار را به اشتراک بگذارید

پیش از جلسه تیم فروش یک صورت جلسه ایجاد کنید و آن را پیش از شروع جلسه، با تیم فروش به اشتراک بگذارید. در این صورت، شرکت کنندگان با آمادگی در جلسه حاضر شده و سرعت و کیفیت گفتگوها افزایش می‌یابد.

این کار به نمایندگان فرصت آن را می‌دهد تا وظایف خود را انجام داده و در صورت بروز مشکل و یا ایجاد سوال و یا رشد یک ایده، آن را در زمان جلسه با شما در میان بگذارند. به خاطر داشته باشید که به منظور بهره برداری هر چه بیشتر از زمان، جلسات شما باید از یک دستور کار منسجم، با اطلاعات به روز شده پیروی کند.

 

۳. قواعد جلسات و انتظارات را مشخص کنید

برای حداکثر بهره وری از زمان جلسات، باید مجموعه‌ای از قواعد و انتظارات را برای تیم خود مشخص کرده و آنها را ملزم به رعایت این قواعد و انتظارات کنید.

فرقی نمی‌کند جلسات فروش روزانه، هفتگی و ماهانه، قواعد جلسه‌ی شما باید نقش‌ها و مسئولیت‌های همه‌ی شرکت کنندگان را مشخص کرده و از ایجاد هرج و مرج‌ها و بی‌نظمی‌هایی که اغلب تیم‌های بزرگ را درگیر می‌کند، جلوگیری کرده و یا آنها را به حداقل میزان ممکن برساند.

از این قواعد برای دستورجلسه تیم فروش استفاده کنید:

• جلسات به موقع شروع و تمام می‌شوند. ما برای کسی منتظر نمی‌مانیم.
• همه‌ی اعضای تیم باید آمادگی لازم را برای بحث در مورد موضوعات مطرح شده در جلسه را داشته باشند.
• ما درگیر حاشیه نمی‌شویم و روی اهداف جلسه متمرکز می‌مانیم.
• هر یک از اعضا در زمان‌های مشخص و تعیین شده وارد مکالمه می‌شوند.

این‌ها فقط چند نمونه هستند؛ این نکات را بر اساس سبک جلسات خودتان تنظیم کنید.

 

۳. مکالمه را تسهیل کنید تا همه چیز در مسیر خود قرار بگیرد.

همه‌ تجربه شرکت در جلساتی که دستور کار در آنها رعایت نشده و هدف اصلی جلسه مشخص نبوده را داشته‌اند. در حالت ایده‌آل، باید یک مجری (اجرا کننده) بر جلسه نظارت داشته باشد تا بتواند امور را اداره کرده و درستی انجام وظایف اعضا را کنترل نماید.

اگر یکی از اعضای تیم موضوع مهمی را مطرح کند، تکلیف چیست؟ اگر به دستور کار مربوط است، حتما به آن بپردازید. در غیر این صورت، برای این بحث‌ها محدودیت زمانی تعیین کنید و سریع به دستور کار تعیین شده بازگردید.

همچنین می‌توانید موضوع آنها را یادداشت کرده و در انتهای جلسه و یا زمان مناسب دیگری به آن بپردازید.

 

۵. از تیم بخواهید قبل از جلسه اطلاعات مربوطه را ارائه دهند.

آیا ساختار جلسات تیم فروش شما بر اساس تهیه و ارائه کارمندان فروش چیده شده است؟ در این صورت، فرآیندی برای نحوه‌ی جمع آوری این اطلاعات را پیش از زمان جلسه تدارک ببینید. برای انجام این کار می‌توانید از نمایندگان بخواهید در روز قبل از جلسه، اطلاعات خود را برای شما ایمیل و یا در صفحات مختلف با شما به اشتراک بگذارند.

وقتی پیش از موعد، مطالبی را که به آنها نیاز دارید را جمع آوری می‌کنید، دیگر لازم نیست وقت ارزشمند خود را در مدت جلسه، صرف جستجوی فایل‌ها و داده‌های اعضای تیم کنید.

 

۶. موارد عملی و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید

فرض کنید یک جلسه‌ی فروش موفق و کارآمد را با تیم خود گذرانده‌اید، آیا کار در این مرحله تمام است؟ اگر خیر، اقدامات لازم کدامند؟

جلسه ی تیم فروش باید با یک برنامه عملیاتی تمام شود. در غیر این صورت نمی‌تواند سازنده و موثر باشد.

شرکت کنندگان باید با یک هدف مشخص جلسه را ترک ‌کرده و سپس در جلسه‌ی بعدی، در مورد میزان پیشرفت خود و مشکلات و چالش‌های‌شان در مسیر دستیابی به آن هدف با شما صحبت کنند.

مثلا این‌ها می‌توانند هدف تیم فروش بعد از پایان جلسه باشند:

• مشتری را وارد مرحله‌ی پیشنهاد کنید.
• جلساتی را با تصمیم‌گیرندگان تعیین و رزرو کنید.
• معاملاتی را بر طبق بودجه‌ی خود در نظر بگیرید.

حتما پیگیری این موارد را در دستور کار جلسه‌ی بعدی وارد کنید. یا بررسی این موارد را در ساختار جلسه ماهانه تیم فروش قرار دهید.
 

۷. در هر جلسه زمانی را برای رشد یا آموزش شخصی اعضای تیم اختصاص دهید.

از زمان با هم بودن به عنوان فرصتی برای کمک به افراد در بهبود مهارت‌های فروش آنها استفاده کنید، مانند سخنران مهمان یا یک انجام یکسری فعالیت عملی.
 

۸. ایجاد انگیزه در تیم و فرهنگ سازی.

برای اکثر اعضای تیم فروش، جلسه فروش بزرگترین تعامل آنها با شما و شرکت به عنوان یک کل است. مطمئن شوید که آنها با یک حالت ذهنی مثبت جلسه را ترک می‌کنند. به یاد داشته باشید که جلسه برای آنها تشکیل می‌شود و نه شما.
شگفت‌انگیزترین نکته این است که هیچ یک از مواردی که گفتیم برای هیچ مدیر فروشی دور از دسترس نیست. دلایل کمی وجود دارد که هر جلسه فروش برای شما به عنوان مدیر فروش یا برای تیم فروش بی ثمر باشد.

 

نتیجه‌گیری

انجام کار تیمی مستلزم هماهنگی و اتحاد میان اعضا است. این موضوع در تیم فروش هم بیشتر مطرح است. پس داشتن یک برنامه خوب برای جلسات تیم فروش باعث نظم و هماهنگی اعضای تیم می‌شود و در نهایت کارایی تیم و درآمد شما را افزایش می‌دهد.
قطعا تا اینجا متوجه شده‌اید که در جلسه فروش عموما باید وضعیت معاملات و میزان پیشرفت تیم فروشتان را بسنجید. پیش از شروع جلسه فروش باید تمهیداتی را آماده کنید تا بتوانید جلسه را به خوبی اداره نمایید. دستور جلسه را قبل از جلسه تنظیم کنید. فرقی نمی‌کند جلسه تیم فروش هفتگی، ماهانه یا روزانه است؛ باید تمامی نکاتی که گفتیم را در مورد همه آنها در نظر بگیرید.
شما برای ساختار جلسات تیم فروش‌تان چه مواردی را رعایت می‌کنید؟