چطور باید افراد تیم‌ یا مدیران‌تان را قانع کنید که نرم‌افزار CRM بخرند؟

به نظر شما اگر صاحب کسب‌وکاری یک چراغ جادو پیدا می‌کرد، دوست داشت چراغ چه آرزوهایی را برایش برآورده کند؟ فروش بیشتر؟ جلب رضایت و اعتماد مشتری‌ها؟ منظم و دسته‌بندی شدن اطلاعات فروش؟ جالب است چون همه اینها دقیقا کارهایی هستند که یک نرم‌افزار CRM طراحی شده است تا انجام دهد! نرم افزار CRM علاوه بر اینها به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در زمان کمتری، معاملات بیشتری انجام دهند. اما شاید در این میان تنها مسئله مهم، متقاعد کردن مدیر یا همکارانتان در مورد CRM باشد. پس در این مقاله می‌خواهیم درباره این صحبت کنیم که چطور CRM و کاربردهایش را برای تیمتان توضیح دهید.
 
اگر فکر می‌کنید بهتر است منبع معتبری به آنها ارائه دهید که اطلاعات کاملی درباره CRM داشته باشد، پیشنهاد ما این است که مقاله «CRM چیست» را بخوانید و به آنها هم معرفی کنید تا بخوانند. مطالب بسیار مفیدی دارد.
 

چطور ثابت کنیم که نرم افزار CRM قرار است تحول ایجاد کند؟!

برای حمایت از CRM شواهد و مدارک جمع‌آوری کنید

اولین قدم برای اینکه بتوانید نرم‌افزار CRM را به خوبی برای اعضای تیم‌ ارائه‌ کنید، این است که خودتان یک ایده کلی درباره آن داشته باشید. یعنی در مورد اینکه چطور CRM می‌تواند مشکلات اصلی شرکتتان را برطرف کند، حسابی فکر کنید. وقتی از قبل به خوبی درباره این موضوع فکر کرده باشید، قانع کردن تیمتان راحت‌تر خواهد بود.

به عنوان مثال احتمالا کسب‌وکار شما از نرم‌افزار اکسل برای ذخیره کردن اطلاعات استفاده می‌کند. این نرم‌افزار واقعا عالی است به خصوص در مراحل اولیه کسب‌وکار. اما بعد از مدتی دسته‌بندی و پیدا کردن همه اطلاعات کار سختی است. پس به دنبال دلایلی باشید که منتقل کردن داده‌ها را از اکسل به یک نرم‌افزار CRM، توجیه می‌کنند. مثلا اینکه داده‌های حساس مشتری‌ها در نرم‌افزار اکسل ایمن نیستند. یا اینکه کار کردن با اکسل برای همه کارمندان کار راحتی نیست.
 

به طور کلی برای پاسخ به این سوال که چطور مدیران را قانع کنید تا نرم افزار CRM بخرند، هرچه بتوانید در مورد مزایای CRM دقیق‌تر توضیح دهید، بهتر است. سعی کنید از اعداد و آمار در صحبت‌هایتان استفاده کنید. مثل تعداد معاملاتی که به دلیل نارکارآمدی سیستم، از دست داده‌اید، یا تعداد ساعاتی که نیروها می‌توانند صرفه‌جویی کنند.

تغییر CRM فعلی

اگر از CRM استفاده می‌کنید اما CRM فعلی شما کارآمد نیست و حالا به دنبال دلایلی هستید که باید آن را تغییر دهید، جواب این سوالات را پیدا کنید:

• آیا CRM فعلی فاقد ویژگی‌های کلیدی است؟
• آیا نمی‌تواند با رشد شرکت شما همراهی کند؟
• آیا سیستم CRM شما نسبت به رقبا ضعیف‌تر است؟

برای پیدا کردن جواب این سوالات با هم‌تیمی‌های خود مشورت کنید و بازخوردهای همه آنها را بنویسید. می‌توانید با شرکت‌های دیگری هم که با CRM مشابه شما کار می‌کنند مشورت کنید. از آنها هم بپرسید که چه چیزی را درباره نرم‌افزار دوست ندارند و نتیجه کار با این CRM برای آنها چطور بوده است.

پیدا کردن ابزارهایی که می‌توانند با CRM ادغام شوند

شاید شما همین الان هم از نرم‌افزارها و برنامه‌هایی استفاده می‌کنید که فعالیت فروش و بازاریابی‌تان را پشتیبانی می‌کنند. در این صورت باز هم CRM به دردتان می‌خورد. چرا که CRM می‌تواند کمک کند تا تمام اطلاعات سیستم یکپارچه شوند. به عنوان مثال بخش‌های زیر با کمک یک نرم‌افزار CRM یکپارچه می‌شوند:

• پشتیبانی مشتری
• بازاریابی ایمیلی
• سیستم تولید سرنخ
• اتوماسیون بازاریابی
• سیستم قراردادها
• حسابداری و صورت حساب‌ها

لیست هزینه فایده درست کنید

گام موثر دیگری که می‌توانید برای متقاعد کردن تیم بردارید این است که نشان دهید چقدر پول، زمان و انرژی شما و تیم‌تان با کمک یک CRM می‌تواند صرفه‌جویی شود. مثلا می‌توانید از این فرمول تخمینی استفاده کنید:

1. هر فروشنده با کمک CRM به میزان 20 درصد معاملات بیشتری می‌بندد.
2. میانگین هر معامله 10 میلیون تومان است.
3. تیم فروش هر ماه 20 معامله انجام می‌دهند.

پس در نتیجه اگر این نرم‌افزار را نخرید هر ماه حدود 40 میلیون تومان درآمد را از دست می‌دهید.

در مرحله بعدی هزینه نرم‌افزار را محاسبه کنید. مثلا اگر این نرم‌افزار سالانه 60 میلیون تومان هم برای شما هزینه داشته باشد، باز هم خرید آن برایتان به صرفه است.

یک برنامه اجرایی تهیه کنید

وقتی زمان خرید یک محصول جدید است، همیشه یک مقاومت عجیبی در ذهن‌مان شکل می‌گیرد. انگار نیروی اینرسی اجازه نمی‌دهد چیز جدیدی بخریم. این موضوع ما را کاملا عقب می‌اندازد. اگر برای اولین بار است که می‌خواهید CRM بخرید این موضوع شدیدتر هم می‌شود. چرا که اصولا اضافه کردن یک نرم‌افزار جدید به سیستم کاری، کار پیچیده‌ای است. بنابراین باید چند چیز مهم را در نظر بگیرید:

1. آموزش تیم برای کار کردن با CRM چطور قرار است انجام شود؟ اگر این آموزش باعث تداخل فعالیت‌های روزانه تیم می‌شود، چطور قرار است این تداخل را جبران کنید؟
2. نرم‌افزار CRM چطور با نرم‌افزارهای دیگر کسب‌وکار شما (مثل نرم‌افزار حسابداری و غیره) هماهنگ می‌شود؟ چطور قرار است سایر نرم‌افزارها را حذف کنید؟
3. چه کسی درگیر اجرای این پروژه خواهد شد؟ شما این پروژه را هدایت می‌کنید یا شخص دیگری؟

اگر قرار باشد یک CRM جدید را جایگزین CRM فعلی‌تان کنید، احتمالا پروسه ساده‌تر است. احتمالا فقط کافی است که داده‌های قبلی را در نرم‌افزار جدید ایمپورت (Import) کنید.

مهم‌ترین نکته در اجرای این پروژه این است که فضایی ایجاد کنید که همه افراد تیم سوالات خود را به راحتی مطرح کنند. این کار در دراز مدت نتایج عالی رقم می‌زند.

شبکه حمایتی درست کنید

شاید خیلی از افراد تیم یا مدیران نگران این باشند که آیا واقعا خریدن یا کار کردن با یک نرم‌افزار CRM کار درستی است؟ آیا وجود چنین نرم‌افزاری برای کسب‌وکار شما ضروری است؟ آیا شرکتی که برای خرید نرم‌افزار انتخاب کردید قابل اعتماد است؟ در چنین شرایطی باید سعی کنید در کنار این که شواهد و مدارک قانع‌کننده فراهم می‌کنید، راه گفتگو را هم باز بگذارید. تلاش کنید نظر همه افراد را در این زمینه بپرسید. از آنها بخواهید بدون تعارف و رودربایستی درباره این موضوع صحبت کنند. به این ترتیب شما می‌توانید نگرانی همه افراد را بفهمید و برای آنها راه‌حل پیدا کنید. این موضوع در نهایت باعث می‌شود همگی همدل باشید و یکدیگر را حمایت کنید.

ارائه کردن برای رئیس

در پاسخ به این سوال که چطور اعضای شرکت را قانع کنیم که به CRM نیاز داریم، به این نقطه می‌رسیم که بعد از اینکه نظرات همه افراد تیم، مشتری‌ها و مدارک کافی جمع‌آوری کردید، نوبت به ارائه کردن می‌رسد. نحوه ارائه به شناخت شما از رئیستان بستگی دارد. مثلا از خودتان بپرسید که آیا رئیس شما طرفدار ارائه‌های دقیق و جزئی است؟ یا از مکالمه‌های سر میز ناهار لذت می‌برد؟ آیا از آن دسته افرادی است که به اعداد و ارقام علاقه دارد یا فقط دوست دارد در مورد کیفیت مسائل بداند؟ اگر بتوانید یک ارائه سفارشی و مطابق با سلیقه و شخصیت رئیستان آماده کنید، شانس موفقیتتان بیشتر می‌شود.

ارائه کردن برای تیم فروش

اگر مدیر فروش هستید و می‌خواهید CRM را برای افراد تیم توضیح دهید، یکی از جالب‌ترین روش‌ها این است که برایشان توضیح دهید یک روز کاری‌شان با کمک CRM چه شکلی خواهد بود. به عنوان مثال چقدر زمان اضافه می‌آورند؟ یا اینکه معامله‌هایشان را چطور راحت‌تر می‌توانند پیگیری کنند. می‌توانید پیشنهاد دهید که به صورت یک دوره آزمایشی کار با این نرم‌افزار را شروع کنند. به آنها قول دهید که هر سوال یا مشکلی برایشان پیش بیاید، حتما کمکشان خواهید کرد.

ارائه کردن CRM به سایر افراد تیم

به غیر از تیم فروش، سایر بخش‌های شرکت هم می‌خواهند بدانند که CRM چطور کار آنها را تحت تاثیر قرار می‌دهد. آنها هم حتما نگرانی‌های خاص خودشان را دارند. مثلا تیم‌های آی‌تی، بازاریابی، مالی و سرمایه‌گذاران هم می‌خواهند بدانند CRM چطور باید با ورود این نرم‌افزار هماهنگ شوند. بهترین راه ارائه به آنها این است که اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت هر کدام از این تیم‌ها را بفهمید. باید بفهمید که CRM چطور می‌تواند اهداف آنها را تامین کند. یادتان باشد که همه تیم‌ها نیاز ندارند جزئیات را بدانند. فقط کافیست بدانند CRM چه تاثیری روی کار تخصصی آنها دارد. به عنوان مثال در اینجا به مهم‌ترین مزایای CRM برای هر تیم اشاره کرده‌ایم:

• تیم IT: ذخیره داده‌های به صورت کاملا ایمن، رمزگذاری پیشرفته داده‌ها
• بازاریابی: تولید آسان سرنخ، برچسب‌گذاری مشتری‌ها
• امور مالی: بهترین روش بازگشت سرمایه

پلن B هم داشته باشید

فرض کنید علی‌رغم تمام تلاش‌های شما باز هم افراد تیم یا هیئت مدیره قانع نشدند. توصیه می‌کنیم که ناامید نشوید. اگر کارتان را درست انجام داده باشید، شاید شش ماه یا یک سال بعد سراغتان بیایند و بخواهند که به توصیه شما عمل کنند. البته یک گزینه دیگر هم وجود دارد. خیلی از نرم‌افزارهای CRM یک گزینه دوره آزمایشی رایگان هم دارند. می‌توانید از اعضای تیم بخواهید که برای مدت کوتاهی با این نسخه آزمایشی کار کنند. شاید این دوره آزمایشی بتواند راحت‌تر آنها را متقاعد کند.

نتیجه‌گیری

به یاد داشته باشید که اغلب افراد در برابر تغییر مقاومت می‌کنند. چرا تغییر همیشه سخت و پیچیده است. به خصوص در کسب‌وکارها تغییر احساس عدم اطمینان و ترس از شکست به همراه می‌آورد. به همین دلیل بهترین راه این است که با کمک آمارها و برنامه‌ریزی از نظر ذهنی افراد را آماده این تغییر کنید. آمارهای واقعی پیدا کنید و به تیم‌ خود کمک کنید تا بفهمند CRM می‌تواند تاثیر مثبتی در روند کاری آنها ایجاد کند. تجربه شما در این زمینه چیست؟ شما هم می‌توانید در قسمت نظرات تجربیات مشابه خود را با ما در میان بگذارید.

×